Rezepte

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Behandlungsgrundlagen eines Patienten – Grundlage dafür, wie viele Behandlungen abgerechnet werden dürfen und in welchem Rhythmus. Es gibt drei Typen, umschaltbar direkt unter dem Patienten: Privatrezept, Kassenrezept (bei aktivem Modul “Kassenrezept abrechnen”) und Selbstzahler-Plan (s. unten).

Liste

Die Liste lässt sich nach Patient, Arzt oder Diagnose durchsuchen. Ein Klick auf einen Spaltenkopf (Status, Patient, Rezepttyp, Rezept vom, Anzahl, Modus) sortiert danach, ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um. Beim Status stehen offene Rezepte vorne, danach erschöpfte, abgeschlossene und unvollständige.

Felder

Abrechnungsmodus bestimmt, wann Behandlungen aus diesem Rezept abrechenbar werden:

• Regulär: erst wenn die letzte vorgesehene Behandlung erfolgt ist.
• Halbzeit: sobald die Hälfte der Behandlungen erfolgt ist.
• Flexibel: jede einzelne Behandlung sofort nach “erfolgt”.

Gilt nur für Privatrezepte. Bei Kassenrezepten ist das Feld fest auf “Regulär” gesetzt und nicht wählbar — die Abrechnung läuft dort über Zuzahlung + Kassenabrechnung, nicht über diese Schwelle.

Rezept abschließen (Behandlungsabbruch)

Endet eine Behandlung vorzeitig — z. B. weil das Therapieziel erreicht ist, der Patient nicht mehr kommt oder der Arzt die Behandlung beendet —, wird das Rezept über den Button ”⏹ Abschließen” oben auf der Rezept-Detailseite abgeschlossen. Abgerechnet werden dann die tatsächlich erbrachten Behandlungen, die restlichen verordneten Einheiten verfallen.

Im Dialog werden festgehalten:

• Beendet am — frühestens der Tag der letzten erbrachten Behandlung, spätestens heute.
• Grund — Therapieziel erreicht / Patient erscheint nicht mehr / Arzt hat die Behandlung beendet / Sonstiger Grund (mit kurzer Beschreibung). Optional eine Notiz.
• Noch offene Termine an diesem Rezept werden aufgelistet und lassen sich direkt mit absagen. Auf Wunsch (Häkchen, standardmäßig aus) bekommt der Patient eine E-Mail “Ihre Behandlung ist abgeschlossen” mit allen entfallenden künftigen Terminen — ohne Grund und ohne Bitte um einen neuen Termin; sie erscheint im Verlauf des Patienten. Termine in der Vergangenheit, die noch nicht als erfolgt markiert sind, werden gesondert hervorgehoben — hat die Behandlung stattgefunden, den Termin vorher als erfolgt markieren, sonst wird er nicht abgerechnet.

Was sich danach ändert:

Die verordnete Anzahl Behandlungen bleibt unverändert im Rezept stehen. Status-Badge und ein Hinweiskasten oben zeigen den Abschluss mit Datum, Grund und “x von y Behandlungen erbracht”; im Verlauf des Patienten erscheint ein Eintrag ”⏹ Rezept abgeschlossen”.

Rückgängig machen: ”↩ Abschluss rückgängig machen” im Hinweiskasten öffnet das Rezept wieder. Beim Abschluss abgesagte Termine bleiben abgesagt. Nicht mehr möglich ist das, sobald eine Kassenverordnung bei der Kasse eingereicht wurde oder eine Erstattung der Zuzahlung eingetragen ist (diese vorher im Tab Zuzahlung zurücknehmen).

ICD-10, Heilmittel & Frequenz

Direkt neben der Diagnose lässt sich per Suchfeld ein ICD-10-Code aus dem zentralen ICD-10-Katalog zuordnen (Suche nach Code oder Bezeichnung). Ist das Diagnose-Feld beim Auswählen noch leer, wird die offizielle Bezeichnung automatisch übernommen – steht dort bereits eigener Text, bleibt dieser unverändert. Weicht die Bezeichnung des gewählten Codes vom Diagnose-Text ab, erscheint darunter ein dezenter Hinweis mit der offiziellen Bezeichnung, ohne dass etwas überschrieben wird.

Verordnete Heilmittel verknüpft beliebig viele Einträge aus dem Heilmittel-Katalog: über ”+ Heilmittel” kommt jeweils eine Zeile mit Heilmittel-Suche (Freitext) und optionaler Menge hinzu, 🗑️ entfernt eine Zeile. Die Menge ist beim Privatrezept rein informativ (verordnete Anzahl dieses Heilmittels); abgerechnet wird, was in den einzelnen Behandlungen erbracht wurde. Frequenz ist ein einfaches Freitextfeld (z. B. “2x pro Woche”).

Selbstzahler-Plan

Die Behandlungsgrundlage für Selbstzahler – ohne Rezept und ohne Arzt. Sie hält fest, was behandelt wird (Diagnose, die auch auf der Rechnung steht), optional wie oft (Anzahl Behandlungen; leer = offen) und welche Heilmittel (für die automatische Vorbefüllung der Leistungen im Termin).

• Typ ”💶 Selbstzahler-Plan” unter dem Patienten wählen: Rezept-Nr. und überweisender Arzt entfallen, “Rezept vom” heißt “Datum” (vorbelegt mit heute), die Anzahl Behandlungen ist optional, der Abrechnungsmodus ist mit “Flexibel” vorbelegt.
• Schneller direkt im Termin: im Feld Behandlungsgrundlage den Eintrag ”＋ Neue Behandlungsgrundlage …” und dann ”💶 Selbstzahler-Plan” wählen – ein kleines Fenster fragt Diagnose, optional die Anzahl und die Heilmittel ab (Heilmittel-Suche mit ”+ Heilmittel”, vorbelegt mit den Heilmitteln der bereits zugeordneten Leistungen), die Heilmittel werden aus den bereits zugeordneten Leistungen übernommen.
• Auf der Rechnung erscheint die Diagnose des Plans, aber keine Zeile “Verordnung: …”.
• Pläne tragen eine eigene interne Nummer “SP-…” (Rezepte “RZ-…”). Die Warnungen “Datum liegt nach dem Behandlungsdatum” und die rote 14-Tage-Warnung gibt es beim Plan nicht – beides sind Regeln für ärztliche Verordnungen.
• Selbstzahler-Behandlungen ohne Plan (z. B. einmalige Wellness-Anwendung) bleiben möglich (”💶 Selbstzahler – Einzeltermin”); ihre Rechnung hat dann keine Diagnosezeile.

Kassenrezept

Wird unter dem Patienten ”🏥 Kassenrezept” statt ”📋 Privatrezept” gewählt, erscheint ein eigener, gelb hinterlegter Bereich mit zusätzlichen Feldern. Die Heilmittel werden dort nach vorrangig und ergänzend getrennt erfasst (siehe unten); beim Umschalten des Rezepttyps bleiben bereits eingetragene Heilmittel erhalten (Privat → Kasse: als vorrangig).

Diagnosegruppe deckt den vollständigen Heilmittelkatalog über alle fünf Heilmittelbereiche ab (Physiotherapie, Podologie, Stimm-/Sprech-/Sprach-/Schlucktherapie, Ergotherapie, Ernährungstherapie). Nach Auswahl einer Gruppe passen sich die darunter angezeigten Leitsymptomatik-Optionen automatisch an.

Heilmittel nach Maßgabe des Kataloges: über ”+ vorrangiges Heilmittel” bzw. ”+ ergänzendes Heilmittel” lassen sich beliebig viele Zeilen hinzufügen, jeweils mit Heilmittel-Suche und optionaler Anzahl Behandlungseinheiten (Feld “Menge”) – beim Kassenrezept Grundlage der Zuzahlungsberechnung.

Beim Anlegen einer Behandlung zu dieser Verordnung erscheinen bereits zwei automatische Warnhinweise (rein informativ, blockieren das Speichern nicht): wenn die gewählte Leistung ein laut Verordnung nicht vorgesehenes Heilmittel betrifft, und wenn die verordnete Behandlungsanzahl die laut Heilmittelkatalog zulässige Höchstmenge bzw. orientierende Behandlungsmenge der vorrangigen Heilmittel überschreitet.

Zuzahlung (nur Kassenrezept)

Ein eigener Tab ”💶 Zuzahlung” berechnet den gesetzlichen Eigenanteil des Patienten: 10 % des Verordnungswerts plus Rezeptgebühr pro Verordnung (gesetzlich derzeit 10 €, zentral für alle Praxen hinterlegt). Kinder/Jugendliche unter 18 Jahren sowie Patienten mit hinterlegter Zuzahlungsbefreiung (Checkbox im Patientenstammsatz, Tab “Versicherung”) zahlen 0 €.

Ablauf als Zeitleiste

Der Tab führt Schritt für Schritt durch den Vorgang — erledigte Schritte sind grün abgehakt, nur beim jeweils anstehenden Schritt stehen Buttons:

1. Betrag — Verordnungswert, 10 % Eigenanteil, Rezeptgebühr und Gesamtbetrag.
2. Zuzahlung erfassen — legt die Zahlungsaufforderung mit eigener Nummer an. Danach hier: Aufstellung als PDF ansehen und — solange nichts bezahlt ist — ”↩ Rückgängig machen” (vor der Information des Patienten) bzw. “Stornieren” (danach).
3. Patient informieren — ”📧 Per E-Mail senden” (Anschreiben mit Aufstellung als PDF-Anhang und 14 Tagen Zahlungsziel) oder ”🤝 Persönlich übergeben” markieren. Datum und Weg werden festgehalten; ohne hinterlegte E-Mail-Adresse steht nur “Persönlich übergeben” zur Verfügung. Ein Fehlklick lässt sich mit ”↩ Rückgängig” zurücknehmen, solange noch nicht gemahnt wurde (eine bereits versendete E-Mail bleibt natürlich versendet).
4. Zahlung — jederzeit möglich (z. B. Barzahlung direkt beim ersten Termin): Zahlungsart wählen und den offenen Betrag als bezahlt markieren oder eine Teilzahlung erfassen.
5. Erstattung (nur nach Abschluss mit Überzahlung) — hat der Patient mehr bezahlt, als für die erbrachten Behandlungen fällig ist, zeigt die Zeitleiste den zu erstattenden Betrag. Nach der Rückzahlung Zahlungsart wählen und ”↩ Erstattung eintragen”; die Quittung weist die Erstattung dann mit Datum aus, als Summe den effektiv erhaltenen Betrag (bezahlt abzüglich Erstattung). Der Tab trägt bis dahin die Markierung “Erstattung offen”.
6. Mahnung — erst 14 Tage nach der Information des Patienten möglich (vorher zeigt die Zeitleiste “Möglich ab …”). Gilt genauso für das ⋮-Menü unter Menü → Zuzahlungen.

Solange der Betrag noch (teilweise) offen ist, trägt das PDF den Titel “Zahlungsaufforderung”, nach vollständiger Zahlung “Quittung”.

Über “Zuzahlung erfassen” wird eine Quittung angelegt. Solange noch keine Zahlung erfasst wurde, bleibt der Betrag live aktuell (falls sich Heilmittel/Anzahl am Rezept nachträglich ändern); sobald die erste Teilzahlung da ist, bleibt er fix. Die Quittungsnummer (“ZZ-JJJJ-NNNNNN”, z. B. “ZZ-2026-000001”) ist ein eigener, von den Rechnungsnummern unabhängiger Nummernkreis pro Praxis – zählt fortlaufend und startet automatisch jedes Jahr wieder bei 1, wie beim RE-Rechnungsnummernkreis.

Teilzahlung: Der Patient muss nicht in einer Summe zahlen — über das Teilbetrag-Feld (“Teilzahlung erfassen”) lassen sich beliebig viele Teilzahlungen mit wählbarer Zahlungsart (Bar, Karte, Überweisung, PayPal) erfassen. Die Quittung zeigt dann Status “Teilweise bezahlt” mit Restbetrag und einer Liste aller bisherigen Teilzahlungen. “Restbetrag als bezahlt markieren” schließt die Quittung endgültig ab.

Mahnung: “✉️ Mahnung per E-Mail senden” verschickt eine Zahlungserinnerung (PDF-Anhang, 14 Tage Zahlungsziel) — frühestens 14 Tage, nachdem der Patient informiert wurde. Die letzte Mahnung wird mit Datum/Zahlungsziel angezeigt. Logo, Logogröße und Schrift des Mahnschreibens kommen aus dem Praxis-Standard-Layout (Praxiseinstellungen → Rechnungsdesigner).

Löschen vs. Stornieren: Es steht immer nur eine der beiden Möglichkeiten zur Verfügung. Solange der Patient noch nicht informiert und nichts bezahlt ist, wird die Zuzahlung einfach gelöscht (”↩ Rückgängig machen” — reiner Erfassungsfehler, niemand außerhalb der Praxis hat das Dokument gesehen). Hat der Patient die Aufforderung bereits erhalten, bleibt nur “Stornieren”: die Nummer bleibt als “storniert” nachvollziehbar, weil ein Dokument mit dieser Nummer im Umlauf ist. Nach einer Zahlung ist keines von beiden möglich — die Zahlungsspur bleibt für die Buchhaltung erhalten. Für das endgültige, unwiderrufliche Löschen (z. B. Testdaten) auch nach einer Zahlung siehe das Werkzeug ”⚠ Beleg endgültig löschen” unter Praxiseinstellungen → Tools.

Die Quittung (inkl. Zahlungshistorie und Hinweis auf den Erstattungsanspruch bei Überzahlung) sowie die zuletzt versendete Mahnung lassen sich als PDF öffnen (Overlay-Fenster mit X-Button, kein neuer Browser-Tab) und erscheinen zusätzlich als “Systemdokument” im Tab ”📎 Dokumente” desselben Rezepts.

ARNI-Verordnung prüfen (nur Kassenrezept)

Der Button ”🔍” neben dem Status-Badge oben (nur bei Kassenrezept sichtbar) prüft die komplette Verordnung auf Abrechnungsbereitschaft — dieselbe Prüfung wie auf der Termin-Detailseite und in der Kassenrezepte-Sammelübersicht unter Abrechnung, dort auch mit Details zu den Prüfstufen (Fehler/Warnung/Hinweis/Zuzahlung) und der direkten Übermittlung an ARNI.

Kassenabrechnung (nur Kassenrezept)

Der Tab ”📤 Kassenabrechnung” zeigt oben den Abrechnungsstatus der Verordnung als Zeitleiste — alles an einer Stelle, statt verteilt über Abrechnung, Kassen-Gutschriften und Kontoauszüge:

1. Übermittlung — an ARNI übermittelt (bzw. per CSV als exportiert markiert) mit Datum/Uhrzeit und erwartetem Betrag.
2. Zahlungsbestätigung — ausstehend (mit Anzahl Tage seit Übermittlung; ab 21 Tagen gelb markiert) oder bestätigt mit Datum.
3. Kassen-Gutschrift — Belegnummer, Betrag und Zahltag, mit Link “Beleg ansehen” (PDF). Weicht der Betrag vom erwarteten ab, wird das angezeigt.
4. Bankbuchung (nur mit aktivem Modul Kontoauszüge) — die zugeordnete Buchung, bei einer Sammelüberweisung mit Anzahl der enthaltenen Verordnungen.

Die Anzeige ist rein informativ und wird bei jedem Öffnen des Tabs neu geladen.

CSV-Export (Fallback)

Darunter erstellt der Tab über “CSV-Export laden” einen Entwurf der Abrechnungsdatei für ein Abrechnungszentrum ohne direkte ARNI-Anbindung (aktuell im DMRZ-CSV-Format). Ein Status-Feld (“Noch nicht exportiert” / “Exportiert” / “Rückmeldung erhalten”) hält fest, ob die Datei bereits hochgeladen wurde — wird vom Nutzer selbst gesetzt, nicht automatisch erkannt. Praxen mit freigeschalteter ARNI-Anbindung übermitteln stattdessen direkt über den ”🔍“-Button oben bzw. die Kassenrezepte-Sammelübersicht.

Status

Dokumente

Ein zweiter Tab auf der Rezept-Detailseite erlaubt das Hochladen der eingescannten Verordnung (oder weiterer Unterlagen) – erst nach dem ersten Speichern des Rezepts verfügbar.

Änderungshistorie

Jede Bearbeitung eines Rezepts (Diagnose, Arzt, Behandlungsanzahl, Frequenz etc.) wird protokolliert – sichtbar allerdings nicht auf der Rezept-Seite selbst, sondern im Verlauf-Tab des zugehörigen Patienten als Eintrag “✏️ Rezept RZ-… geändert”. Ein Klick zeigt die geänderten Felder vorher/nachher und bietet ”↩ Vorherige Version wiederherstellen”.

Anlegen und Bearbeiten kann jeder, Löschen ist dem Praxisinhaber vorbehalten.