Finanzen

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Zwei Buchungsarten auf einer Seite: Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen mit echtem Rechnungsdokument) und Sonstige Buchungen (Geldbewegungen ohne ein solches Dokument, z. B. Steuerzahlungen). Ein Filter oben (”📥 Eingangsrechnungen” / ”📝 Sonstige Buchungen”) schaltet zwischen den beiden Ansichten um, startet standardmäßig bei Eingangsrechnungen.

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Dieses Modul ist ein Hilfstool zur Erfassung – keine zertifizierte Buchhaltungssoftware. Für die gesetzeskonforme Aufbewahrung und Buchführung ist Ihr Steuerberater zuständig.

Sichtbar nur für den Praxisinhaber (bzw. Nutzer mit entsprechender Rolle).

Eingangsrechnungen

Erfassung von Lieferantenrechnungen (Kreditorenrechnungen) – seit 01.01.2025 besteht in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich.

Übersicht

Drei Kacheln fassen die aktuell gefilterte Liste zusammen: Gesamtbetrag, Vorsteuer, noch offener Betrag. Filterbar nach Status: Alle / Eingegangen / Freigegeben / Bezahlt / Überfällig / Storniert / Nachträglich geändert. “Alle” blendet stornierte Rechnungen bewusst aus – ein eigener Filter zeigt sie gezielt.

Rechnung erfassen

Beleg hochladen: PDF oder ZUGFeRD-XML per Drag & Drop oder Dateiauswahl. Enthält die Datei eingebettete ZUGFeRD-Daten, werden Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Netto-/Bruttobetrag und MwSt.-Satz automatisch befüllt (”✓ Felder automatisch befüllt – bitte prüfen und ggf. korrigieren”). Bei einer normalen PDF ohne strukturierte Daten bleiben die Felder zum manuellen Ausfüllen offen.

Felder:

Feld	Hinweis
Kreditor *	Auswahl aus den als “Lieferant” markierten Kontakten
Kostenstelle	Freitext
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fällig am
Nettobetrag * / MwSt.-Satz / Bruttobetrag	bidirektional verknüpft – ein Button berechnet das jeweils fehlende Feld
Verwendung, Notizen	Freitext
Kategorie (Buchungskonto)	rot hervorgehoben, solange nicht ausgefüllt
Bankkonto	zur Nachvollziehbarkeit, wo der Zahlungsbeleg zu finden ist

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Für anonyme Kleinbeträge ohne eigenen Kreditor-Kontakt existiert – analog zum “Sammelkunde” bei freien Rechnungen – ein generischer “Sammellieferant”. Bei dessen Auswahl erscheint ein zusätzliches Feld “Tatsächlicher Lieferant” als Freitext.

Status & Prüfung

Status	Bedeutung
Eingegangen	frisch erfasst, noch nicht geprüft
Freigegeben	geprüft und bestätigt
Bezahlt	beglichen
Überfällig	Fälligkeitsdatum überschritten, noch nicht bezahlt
Storniert	zurückgezogen, bleibt zu Nachweiszwecken erhalten

Der Button ”✓ Freigeben” setzt den Status auf “Freigegeben” – erst danach gilt der Beleg als geprüft. ”💳 Bezahlt markieren” fragt das Zahlungsdatum ab.

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Ein Badge ”⚠ Zu prüfen” erscheint zusätzlich bei automatisch aus einem Kontoauszug gebuchten Belegen (dort bereits als bezahlt markiert, aber Kreditor/Kategorie oft nur geraten) – bitte prüfen und mit ”✓ Freigeben” bestätigen.

Bearbeiten, Ändern, Löschen

Bearbeiten ist jederzeit möglich, auch nach der Freigabe. Wird ein bereits geprüfter Beleg inhaltlich geändert (Kreditor, Beträge, Datum, Konto), erscheint ein Badge ”✎ Geändert” – der Button ”🕓 Historie” zeigt jede Änderung mit Zeitstempel und den geänderten Feldern (alt → neu).

Löschen ist nur möglich, solange ein Beleg noch “Eingegangen” bzw. ungeprüft ist. Danach bietet das Menü stattdessen ”🚫 Stornieren” an – der Datensatz bleibt zu Nachweiszwecken erhalten, verschwindet aber aus der aktiven Ansicht.

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Für das endgültige, unwiderrufliche Löschen auch bereits freigegebener/bezahlter Belege (z. B. Testdaten) gibt es das separate Werkzeug ”⚠ Beleg endgültig löschen” unter Praxiseinstellungen → Tools – dort per Beleg-Code, nicht über diese Seite. Dasselbe Werkzeug löscht auch Zuzahlungsbelege und Sonstige Buchungen endgültig.

Sonstige Buchungen

Für Geldbewegungen ohne klassisches Lieferantendokument – z. B. Steuerzahlungen ans Finanzamt, Bankgebühren, Reisekostenerstattungen oder Lieferanten-Gutschriften.

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Eingangsrechnung oder Sonstige Buchung? Entscheidend ist nicht, ob bereits bezahlt wurde (das können beide sein), sondern: Gibt es einen Beleg mit Lieferant und Rechnungsnummer? Wenn ja → Eingangsrechnung. Wenn nein → Sonstige Buchung.

Über den Button ”+ Sonstige Buchung” anlegen. Kein Freigabe-Workflow wie bei Eingangsrechnungen – eine Sonstige Buchung gilt per Definition als bereits geschehen.

Felder:

Feld	Hinweis
Datum , Betrag (Brutto)	Betrag ist immer inkl. MwSt. einzugeben
Einnahme / Ausgabe	Pillen-Auswahl, bestimmt zugleich die vorgeschlagenen Kategorien
MwSt. %	optional – “Keine Angabe” (Default), 0 %, 7 % oder 19 %; darunter erscheint bei gesetztem Wert eine Netto-/MwSt.-Anzeige
Kategorie	dieselbe Kategorie-Liste wie bei Eingangsrechnungen, s. Praxiseinstellungen → Finanzen
Gegenpartei, Verwendungszweck, Notizen	Freitext

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Das MwSt.-Feld entscheidet in der Auswertung, ob die Buchung in die Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuer-Berechnung einfließt (z. B. bei einer Lieferanten-Gutschrift mit ausgewiesener MwSt.) oder – ohne Angabe wie bisher – nur informativ als “nicht umsatzsteuerrelevant” geführt wird.

Bearbeiten ist jederzeit möglich. Löschen entfernt die Buchung endgültig, solange sie noch keiner Kontoauszugsposition zugeordnet ist – danach bietet das Menü stattdessen ”🚫 Stornieren” an (Datensatz bleibt zu Nachweiszwecken erhalten).

Mit Kontoauszügen verknüpfen

Zwei Wege, eine Eingangsrechnung oder Sonstige Buchung mit einer importierten Kontobewegung zu verknüpfen:

Von den Kontoauszügen aus (s. Kontoauszüge): über das ⋮-Menü einer Buchung ”📝 Verbuchen” wählen – legt direkt eine neue Sonstige Buchung an und verknüpft sie, unabhängig vom Vorzeichen der Buchung.
Von hier aus: über das ⋮-Menü einer Eingangsrechnung oder Sonstigen Buchung ”🔗 Kontoauszug zuordnen” wählen – sucht unter den noch nicht zugeordneten Kontoauszugspositionen die passende und verknüpft eine bereits bestehende Buchung, ohne eine neue anzulegen. Bei mehreren Bankkonten lässt sich die Suche zusätzlich auf ein bestimmtes Konto eingrenzen. Nur verfügbar bei offenen Eingangsrechnungen bzw. nicht stornierten Sonstigen Buchungen, und nur mit Zugriff auf die Kontoauszüge-Seite.

Weitere Ansicht

Kreditoren – die Lieferanten-Kontakte, aus denen der Kreditor ausgewählt wird (liegt unter Stammdaten)