Patienten

App-Pfad: Menü → Stammdaten → Patienten

Die Patientenakte ist der umfangreichste Datensatz der App – die Bereiche bündeln Stammdaten, Datenschutz, Körperkarte, Akte, Anamnesebogen sowie die Verknüpfung zu Rezepten, Behandlungen, Rechnungen und E-Mail-Verkehr. Beim Öffnen eines Patienten erscheint immer zuerst die Übersicht.

Liste & Suche

Suche über Name, Patientennummer und E-Mail, Filter nach Status (Aktiv/Inaktiv/Archiviert – Aktiv ist voreingestellt). Die Patientennummer wird beim Anlegen automatisch vergeben.

Speichern, Sperren, Löschen

Oben auf der Detailseite: Button ”🔓 Bearbeiten” (erscheint nur, solange der Datensatz gesperrt ist) und Löschen (nur Praxisinhaber). Pflichtfelder sind Vorname, Nachname, Therapeut und Niederlassung – fehlen sie, erscheint ein Warn-Badge “⚠️ Fehlt: …”. Die E-Mail-Adresse ist optional: Bleibt das Feld leer, weist ein Hinweis darauf hin, dass der Patient dann keine Terminerinnerungen und keine Rechnungen oder Dokumente per Mail erhält. Eine eingetragene Adresse muss ein gültiges Format haben.

Hat ein Patient online gebucht und dabei abweichende Kontaktdaten angegeben (anderer Name oder Telefonnummer als im Stammsatz), erscheint ein Badge ”📋 Buchungshinweis” – ein Klick zeigt Online-Angabe und Stammsatz gegenüber. Die Stammdaten werden dabei nicht automatisch geändert, das bleibt eine bewusste manuelle Entscheidung.

Übersicht

Der erste Tab fasst alles Wesentliche zusammen, ohne durch die übrigen Tabs klicken zu müssen:

• Kopf: Name, Alter und Geburtsdatum, Versicherung (Privat/Gesetzlich, Kasse, Beihilfe mit Satz, Zusatzversicherung, zuzahlungsbefreit), Beruf, Adresse, Telefon und E-Mail zum Anklicken, zuständiger Therapeut.
• Schnellaktionen: Neue Behandlung, Neues Rezept, Rechnung erstellen (öffnet die Abrechnung direkt bei diesem Patienten), Akteneintrag, Mail, Auf Warteliste (öffnet im Kalender das Wartelisten-Formular mit dem Patienten).
• Diagnose: neuester Akteneintrag der Kategorie Diagnose, sonst die Diagnose des neuesten Rezepts – darunter die Dauerdiagnose.
• Körperkarte: die neueste Körperkarte, Vorder- und Rückseite.
• Termine: nächster und letzter Termin, Anzahl der Ausfälle; Warnung, wenn zwischen letzter Behandlung und nächstem Termin mehr als 14 Tage liegen oder kein Folgetermin geplant ist.
• Rezept: laufende Rezepte mit erbrachten von verordneten Behandlungen, Gültigkeit und dem Hinweis „Rezept folgt“.
• Abrechnung: geplante Termine, noch abzurechnende Behandlungen bzw. Ausfallgebühren, gestellte offene Rechnungen mit Summe, Überfälliges und offene Zuzahlungen – dieselben Zahlen wie unter Menü → Abrechnung.
• Dokumente: Stand von Datenschutzerklärung, Behandlungsvertrag und Anamnesebogen.
• Warteliste (nur mit eingeschaltetem Modul): Wünsche und ein offenes Terminangebot mit Antwortfrist.
• Bemerkungen: direkt in der Kachel bearbeitbar, ohne den Datensatz zu entsperren.

Die Links oben rechts in jeder Kachel springen in den passenden Tab.

Stammdaten

Rechnungsempfänger: standardmäßig der Patient selbst – bei Bedarf lässt sich ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegen (eigener Name, Kontakt, Adresse), z. B. für Eltern oder Betreuer.

Versicherung

Versicherungsart (Privat/Kasse), Krankenkasse und – nur bei Privatpatienten – die Versicherungsnummer bei der privaten Versicherung; rein informativ, blockiert das Speichern nicht. Zusätzlich drei Felder, die zwar beim Speichern ebenfalls nicht erzwungen werden, aber für den Sammelexport an Abrechnungszentren bei Kassenrezepten (Menü → Abrechnung → Kassenrezepte) benötigt werden und dort als fehlend gemeldet werden, solange sie leer sind:

Bei Privat lässt sich zusätzlich „Beihilfeberechtigt“ ankreuzen und der Beihilfesatz in % eintragen. Das Feld Zusatzversicherung (Freitext, z. B. Heilpraktiker-Zusatzversicherung mit Tarif) gibt es für alle Patienten. Beides erscheint im Kopf der Übersicht und dient als Gedächtnisstütze – auf Rechnungen, Preise oder die Kassenabrechnung wirken sich die Angaben nicht aus.

DSGVO

• Datenschutzerklärung versenden: Status ”✅ Versendet am …” bzw. “⚠️ Noch nicht versendet”, Button ”📧 Datenschutzerklärung senden” (nur mit hinterlegter E-Mail).
• Unterzeichnetes Formular: Upload-Feld für die unterschrieben zurückerhaltene Erklärung (PDF/JPG/PNG).

Behandlungsvertrag

• Zwei Checkboxen Behandlungsvertrag und Patientenaufklärung (beide standardmäßig angehakt) plus ein gemeinsamer Button ”📧 Ausgewählte Dokumente senden” – verschickt je nach Auswahl eines oder beide Dokumente in einer Mail. Für jedes Dokument eigener Status ”✅ versendet am …” bzw. “⚠️ noch nicht versendet”.
• Je ein eigenes Upload-Feld für das unterschrieben zurückerhaltene Dokument (“Unterzeichneter Behandlungsvertrag” / “Unterzeichnete Patientenaufklärung”, PDF/JPG/PNG).

Körperkarte

Öffnet die grafische Schmerzdokumentation (Vorder-/Rückansicht, Intensität und Bewegungseinschränkung pro markierter Zone) – erst nutzbar, nachdem der Patient einmal gespeichert wurde. Übernommene Markierungen lassen sich per “In Akte übernehmen” in der Patientenakte archivieren.

Patientenakte

Chronologische Liste von Einträgen mit Datum, Kategorie und Titel. Wählbare Kategorien beim Neuanlegen: Notiz, Anamnese, Befund, Therapie (Titel, Inhalt als formatierter Text, bis zu 3 Dokument-Anhänge). Die Kategorien Anamnesebogen und Körperkarte entstehen automatisch (beim Einreichen des Bogens bzw. “In Akte übernehmen”) und lassen sich nicht manuell wählen.

Die Diagnose eines Patienten gehört in seine Behandlungsgrundlage: ins Rezept (ärztlich verordnete Diagnose, bei Kassenrezepten zusätzlich Diagnosegruppe/ICD-10) bzw. bei Selbstzahlern in den Selbstzahler-Plan. Von dort erscheint sie auf der Rechnung. Ältere Akteneinträge der Kategorie “Diagnose” bleiben sichtbar.

Änderungsnachweis (§ 630f BGB): Bei jeder Änderung bleibt die bisherige Fassung erhalten. Am Eintrag steht dann “Zuletzt geändert am … von …”, darunter lassen sich über ”🕘 Frühere Fassungen” alle Vorversionen mit Titel und Inhalt aufklappen. Im Tab Verlauf (Filter ”📋 Patientenakte”) erscheint jede Änderung als “✏️ Akteneintrag … geändert” mit Vorher/Nachher-Vergleich und der Möglichkeit, eine frühere Fassung wiederherzustellen. Auch ein gelöschter Eintrag bleibt dort als “🗑️ Akteneintrag … gelöscht” mit seiner letzten Fassung einsehbar.

Anamnesebogen

Einen der unter “Anamnesebogen” (Menü) angelegten Fragebogen zuweisen, dann per ”📧 Anamnesebogen an Patient senden” verschicken – Voraussetzung sind ein gespeicherter Patient, ein zugewiesener Bogen und eine hinterlegte E-Mail-Adresse. Nach dem Versand erscheint ein Zeitstempel (”📨 versendet am …”).

Rezepte, Behandlungen & Rechnungen

Reine Übersichts-Tabs, gefiltert auf diesen Patienten – Bearbeitung erfolgt weiterhin über die jeweiligen Stammdaten-/Abrechnungsseiten:

• Rezepte: Arzt, Datum, Behandlungszähler, Rezepttyp (🏥 Kassenrezept / 📋 Privatrezept), Kostenträger. Zeile anklicken springt direkt zum jeweiligen Rezept.
• Behandlungen: nach Rezept gruppiert, dazu die Buttons “🖨️ Terminzettel drucken” und “✉️ Terminzettel per E-Mail” für eine formatierte Übersicht aller Termine dieses Patienten.
• Rechnungen: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Status (inkl. Hinweis bei Überfälligkeit). Bei Kassenrezept-Patienten zusätzlich eine Sektion “Zuzahlungsquittungen” mit Quittungs-Nr., Datum, Betrag und Status sowie einem ⋮-Menü pro Zeile (📄 PDF öffnen, bezahlt markieren, Mahnung senden, Stornieren, Löschen — identisch zum ⋮-Menü unter Menü → Rechnungen → Zuzahlungen).

Papierkorb

Ein gelöschter Patient ist nicht sofort weg: In der Patientenliste zeigt der Filter ”🗑 Papierkorb” alle gelöschten Patienten mit Countdown (“noch X Tage”) sowie den Buttons ”↩ Wiederherstellen” und “🗑️ Endgültig löschen”. Auf der Detailseite eines Patienten im Papierkorb erscheint zusätzlich ein roter Hinweisbalken mit demselben Wiederherstellen-Button.

Nur Praxisinhaber und Superuser können Patienten löschen bzw. endgültig entfernen.

Verlauf

Chronologische, nach Datum absteigend sortierte Liste aller Ereignisse dieses Patienten an einer Stelle: Rezept ausgestellt, jede erfolgte Behandlung, Zuzahlung erfasst/teilweise bezahlt/ vollständig bezahlt/storniert, versendete Mahnungen, Rechnung erstellt/bezahlt sowie Stammdaten-Änderungen.

Ein Eintrag “✏️ Stammdaten geändert” ist – anders als die übrigen, rein lesenden Einträge – anklickbar: Er öffnet ein Diff-Fenster, das ausschließlich die tatsächlich geänderten Felder vorher/nachher gegenüberstellt, sowie den Button ”↩ Vorherige Version wiederherstellen”. Ein Klick darauf schreibt die alten Werte zurück – das erzeugt selbst wieder einen neuen Verlaufs-Eintrag, ein Wiederherstellen lässt sich also genauso rückgängig machen wie jede andere Änderung. Änderungen an Rezepten dieses Patienten erscheinen ebenfalls hier (“✏️ Rezept RZ-… geändert”) mit derselben Diff-/Wiederherstellen-Funktion – ebenso Änderungen an Leistungen und Preisen einzelner Behandlungen (”💶 Leistungen/Preise geändert – Behandlung vom …”, Filter ”🩺 Behandlungen”). Das Wiederherstellen einer Preisänderung ist nur möglich, solange die Behandlung noch nicht abgerechnet ist.

Mail

Freies Mailformular an den Patienten, wahlweise mit einem vorformulierten Textbaustein befüllt. Darunter das Versandprotokoll der letzten 20 an diesen Patienten gesendeten E-Mails mit Betreff und Zeitstempel.