Patienten
App-Pfad: Menü → Stammdaten → Patienten
Die Patientenakte ist der umfangreichste Datensatz der App – neun Bereiche bündeln Stammdaten, Datenschutz, Körperkarte, Akte, Anamnesebogen sowie die Verknüpfung zu Rezepten, Behandlungen, Rechnungen und E-Mail-Verkehr.
Liste & Suche
Suche über Name, Patientennummer und E-Mail, Filter nach Status (Aktiv/Inaktiv/Archiviert – Aktiv ist voreingestellt). Die Patientennummer wird beim Anlegen automatisch vergeben.
Speichern, Sperren, Löschen
Oben auf der Detailseite: Sperr-Schalter (🔒/🔓) und Löschen (nur Praxisinhaber). Pflichtfelder sind Vorname, Nachname, E-Mail, Therapeut und Niederlassung – fehlen sie, erscheint ein Warn-Badge “⚠️ Fehlt: …”.
“Löschen” verschiebt den Patienten nur noch in den Papierkorb – nichts wird sofort entfernt. Hat der Patient bereits Termine, erscheint vorab eine Bestätigung mit Terminanzahl, danach wandert der komplette Datensatz (inkl. Terminen, Akteneinträgen und Rezepten) unverändert in den Papierkorb. Details siehe Abschnitt „Papierkorb” weiter unten.
Hat ein Patient online gebucht und dabei abweichende Kontaktdaten angegeben (anderer Name oder Telefonnummer als im Stammsatz), erscheint ein Badge ”📋 Buchungshinweis” – ein Klick zeigt Online-Angabe und Stammsatz gegenüber. Die Stammdaten werden dabei nicht automatisch geändert, das bleibt eine bewusste manuelle Entscheidung.
Stammdaten
| Abschnitt | Felder |
|---|---|
| Allgemein | Status, Anrede, Briefanrede, Vorname*, Nachname*, Geburtsdatum, Therapeut*, Niederlassung |
| Kontakt | E-Mail*, Mobil, Telefon privat, Telefon geschäftlich |
| Adresse | Straße & Hausnummer, PLZ (mit Orts-Autovervollständigung), Ort, Land |
| Bemerkungen | interner Freitext |
Rechnungsempfänger: standardmäßig der Patient selbst – bei Bedarf lässt sich ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegen (eigener Name, Kontakt, Adresse), z. B. für Eltern oder Betreuer.
Der Therapeut lässt sich nach dem erstmaligen Anlegen nur noch vom Praxisinhaber ändern.
Versicherung
Versicherungsart (Privat/Kasse), Krankenkasse, Versicherungsnummer, Mitgliedsnummer – rein informativ, keine Pflichtfelder.
DSGVO
- Datenschutzerklärung versenden: Status ”✅ Versendet am …” bzw. “⚠️ Noch nicht versendet”, Button ”📧 Datenschutzerklärung senden” (nur mit hinterlegter E-Mail).
- Unterzeichnetes Formular: Upload-Feld für die unterschrieben zurückerhaltene Erklärung (PDF/JPG/PNG).
Körperkarte
Öffnet die grafische Schmerzdokumentation (Vorder-/Rückansicht, Intensität und Bewegungseinschränkung pro markierter Zone) – erst nutzbar, nachdem der Patient einmal gespeichert wurde. Übernommene Markierungen lassen sich per “In Akte übernehmen” in der Patientenakte archivieren.
Patientenakte
Chronologische Liste von Einträgen mit Datum, Kategorie und Titel. Wählbare Kategorien beim Neuanlegen: Notiz, Anamnese, Befund, Therapie (Titel, Inhalt als formatierter Text, bis zu 3 Dokument-Anhänge). Die Kategorien Anamnesebogen und Körperkarte entstehen automatisch (beim Einreichen des Bogens bzw. “In Akte übernehmen”) und lassen sich nicht manuell wählen.
Ein Akteneintrag wird beim Speichern automatisch gesperrt. Bearbeiten ist erst nach explizitem Entsperren (🔒/🔓-Toggle) wieder möglich – nach dem nächsten Speichern sperrt er sich erneut. Löschen kann nur der Praxisinhaber, und nur solange der Eintrag entsperrt ist.
Anamnesebogen
Einen der unter “Anamnesebogen” (Menü) angelegten Fragebogen zuweisen, dann per ”📧 Anamnesebogen an Patient senden” verschicken – Voraussetzung sind ein gespeicherter Patient, ein zugewiesener Bogen und eine hinterlegte E-Mail-Adresse. Nach dem Versand erscheint ein Zeitstempel (”📨 versendet am …”).
Rezepte, Behandlungen & Rechnungen
Reine Übersichts-Tabs, gefiltert auf diesen Patienten – Bearbeitung erfolgt weiterhin über die jeweiligen Stammdaten-/Abrechnungsseiten:
- Rezepte: Arzt, Datum, Behandlungszähler, Rezepttyp (🏥 Kassenrezept / 📋 Privatrezept), Kostenträger. Zeile anklicken springt direkt zum jeweiligen Rezept.
- Behandlungen: nach Rezept gruppiert, dazu die Buttons “🖨️ Terminzettel drucken” und “✉️ Terminzettel per E-Mail” für eine formatierte Übersicht aller Termine dieses Patienten.
- Rechnungen: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Status (inkl. Hinweis bei Überfälligkeit). Bei Kassenrezept-Patienten zusätzlich eine Sektion “Zuzahlungsquittungen” mit Quittungs-Nr., Datum, Betrag und Status sowie einem ⋮-Menü pro Zeile (📄 PDF öffnen, bezahlt markieren, Mahnung senden, Stornieren, Löschen — identisch zum ⋮-Menü unter Menü → Rechnungen → Zuzahlungen).
Papierkorb
Ein gelöschter Patient ist nicht sofort weg: In der Patientenliste zeigt der Filter ”🗑 Papierkorb” alle gelöschten Patienten mit Countdown (“noch X Tage”) sowie den Buttons ”↩ Wiederherstellen” und “🗑️ Endgültig löschen”. Auf der Detailseite eines Patienten im Papierkorb erscheint zusätzlich ein roter Hinweisbalken mit demselben Wiederherstellen-Button.
30 Tage Aufbewahrung: Ein Patient im Papierkorb wird automatisch nach 30 Tagen endgültig gelöscht (inkl. Terminen, Akteneinträgen und Rezepten). Solange er im Papierkorb liegt, ist er aus allen Auswahllisten (Schnelltermin, Freie Rechnung, Rezept) verschwunden – ein Patient mit derselben E-Mail-Adresse kann sich online neu buchen, ohne den alten Datensatz zu reaktivieren.
Nur Praxisinhaber und Superuser können Patienten löschen bzw. endgültig entfernen.
Verlauf
Chronologische, nach Datum absteigend sortierte Liste aller Ereignisse dieses Patienten an einer Stelle: Rezept ausgestellt, jede erfolgte Behandlung, Zuzahlung erfasst/teilweise bezahlt/ vollständig bezahlt/storniert, versendete Mahnungen, Rechnung erstellt/bezahlt sowie Stammdaten-Änderungen.
Ein Eintrag “✏️ Stammdaten geändert” ist – anders als die übrigen, rein lesenden Einträge – anklickbar: Er öffnet ein Diff-Fenster, das ausschließlich die tatsächlich geänderten Felder vorher/nachher gegenüberstellt, sowie den Button ”↩ Vorherige Version wiederherstellen”. Ein Klick darauf schreibt die alten Werte zurück – das erzeugt selbst wieder einen neuen Verlaufs-Eintrag, ein Wiederherstellen lässt sich also genauso rückgängig machen wie jede andere Änderung. Änderungen an Rezepten dieses Patienten erscheinen ebenfalls hier (“✏️ Rezept RZ-… geändert”) mit derselben Diff-/Wiederherstellen-Funktion.
Die Änderungshistorie gilt für Bearbeitungen, der Papierkorb (oben) für Löschungen – die beiden Mechanismen ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht gegenseitig.
Freies Mailformular an den Patienten, wahlweise mit einem vorformulierten Textbaustein befüllt. Darunter das Versandprotokoll der letzten 20 an diesen Patienten gesendeten E-Mails mit Betreff und Zeitstempel.