Kalender

App-Pfad: Menü → Übersicht → Kalender

Der Kalender zeigt dieselben Behandlungen wie die Liste unter “Behandlungen” – nur als Tages-, Wochen- oder Monatsansicht, mit Drag & Drop und direktem Anlegen per Klick.

Ansicht & Filter

Oben rechts lässt sich zwischen Monat, Woche und Tag wechseln (auf schmalen Bildschirmen im Hochformat startet die App direkt in der Tagesansicht). Die Filterleiste erlaubt Mehrfachauswahl nach Therapeut und – sofern mehr als eine Niederlassung existiert – nach Standort, jeweils farblich passend zur hinterlegten Kalenderfarbe. Ein zusätzlicher Schalter blendet nur unvollständige Termine ein (nur sichtbar, wenn welche vorhanden sind).

Übersichtskalender (schnell zu einem Tag springen)

Der Knopf 📅 ganz links in der Kalender-Kopfzeile blendet einen kleinen Übersichtskalender mit dem aktuellen und dem Folgemonat ein (mit ‹ › weiterblättern):

• Klick auf einen Tag springt im großen Kalender dorthin – die gewählte Ansicht (Tag, Woche oder Monat) bleibt dabei erhalten.
• Klick auf eine KW-Nummer springt zu dieser Kalenderwoche.
• Ein Punkt unter dem Datum zeigt Tage mit Terminen (Mauszeiger darauf zeigt die Anzahl). Es zählen dieselben Therapeuten-/Standort-Filter wie im großen Kalender, abgesagte Termine nicht.
• Heute ist umrandet, der gerade im großen Kalender sichtbare Zeitraum hellblau hinterlegt.

Am Computer erscheint die Übersicht als Spalte links neben dem Kalender und bleibt auf diesem Gerät eingeblendet, bis sie wieder ausgeschaltet wird. Auf dem Handy öffnet sie sich als kleines Fenster, das sich nach der Auswahl eines Tages (oder einem Tipp daneben) wieder schließt.

Abgesagte Termine im Blick (✗)

Der Knopf ✗ neben dem 📅 in der Kalender-Kopfzeile öffnet ein Fenster mit allen abgesagten Terminen des gerade angezeigten Zeitraums – je nach Ansicht also des Tages, der Woche oder des Monats. Gibt es Absagen, ist der Knopf orange und zeigt ihre Anzahl (z. B. ✗ 3). Es gelten dieselben Therapeuten-/Standort-Filter wie im Kalender.

Zu jedem Termin stehen Patient, Datum, Uhrzeit, Therapeut und wer wann abgesagt hat (Praxis oder Patient). Wurde dabei versehentlich das Falsche gewählt, lässt sich das über das kleine ✏️ daneben korrigieren (mit Rückfrage). Geändert wird nur diese Angabe – der Absagezeitpunkt bleibt, es geht keine Mail raus. Wichtig ist das, weil eine Ausfallgebühr nur bei einer Absage durch den Patienten möglich ist. Pro Termin:

• ↩ Zurücknehmen – der Termin ist wieder eingeplant, zur selben Zeit (s. Rechtsklick-Menü unten).
• 📅 Neu einplanen – das Fenster schließt sich, oben erscheint ein blauer Hinweis. Ein Klick auf einen freien Zeitpunkt im Kalender legt dort einen neuen Termin an (mit denselben Leistungen, bisheriger Dauer – durch Aufziehen mit eigener Dauer). Die Absage bleibt als Nachweis stehen (mit Zeitpunkt und wer abgesagt hat) und ist im Kalender mit ↪ markiert; in der Behandlung steht „Neu eingeplant am … – neuen Termin öffnen“. Mit den Pfeilen oben lässt sich vorher in eine andere Woche blättern; ✕ Abbrechen oder die Esc-Taste beendet den Modus. Abgesagte Termine selbst lassen sich im Kalender nicht ziehen und in der Behandlung nicht umdatieren – sie bleiben als Nachweis, wo sie waren; ein neuer Termin entsteht immer über „Neu einplanen“.
• ⊘ Ausfall – nur bei kurzfristiger Absage durch den Patienten: schreibt den Termin als Ausfall mit Ausfallgebühr fest (s. Behandlungen → Ausfall). Bei einer rechtzeitigen Absage oder einer Absage durch die Praxis ist der Knopf ausgegraut.
• ✏️ Öffnen – öffnet den Termin zum Bearbeiten.
• 🗑️ – löscht den Termin (mit Sicherheitsabfrage).

Sobald ein Termin zurückgenommen, als Ausfall markiert oder gelöscht ist, verschwindet er von der Liste. Neu eingeplante Absagen stehen darunter aufklappbar unter „Erledigt – neu eingeplant (N)“, mit dem neuen Termin und „↪ Neuen Termin öffnen“ (die Zahl am ✗-Knopf zählt nur die offenen). „↩ Zurücknehmen“ und „⏳ Warteliste“ sind ausgegraut, wenn die Zeit inzwischen anderweitig vergeben oder blockiert ist (Mauszeiger darauf zeigt den Grund).

Im Kalender erscheinen abgesagte Termine blass und fein gestreift (eigene Termine wie „Pause“ dagegen kräftig und breit gestreift); beim Darüberfahren werden sie deutlicher. Abgesagte Termine lassen sich im Kalender auch ausblenden: Schalter „✗ Abgesagte sichtbar / ausgeblendet“ rechts in der Filterleiste (wird pro Gerät gemerkt; die Liste ✗ bleibt davon unberührt). Der Kalender aktualisiert sich automatisch, wenn man in den Tab zurückkehrt, und jede Minute – etwa wenn ein Patient über den Wartelisten-Link einen Termin übernommen hat. Ist die Warteliste eingerichtet, steht bei künftigen Absagen zusätzlich ⏳ – damit wird der frei gewordene Termin Wartenden angeboten (s. Abschnitt „Warteliste“ unten).

Warteliste (⏳)

Patienten, die auf einen (früheren) Termin warten, kommen auf die Warteliste. Wird ein Termin abgesagt, zeigt der Kalender, wer auf der Warteliste dazu passt – der freie Termin lässt sich dann per Mail anbieten oder direkt eintragen.

Patient auf die Warteliste setzen: am schnellsten per Rechtsklick auf einen Termin des Patienten → „⏳ Auf Warteliste setzen“ – das Formular öffnet sich mit Patient und (bei eingeplanten Terminen) genau diesem Termin als „wird vorverlegt“, Therapeut und Dauer sind übernommen; ein Klick auf Speichern genügt. Steht der Patient schon auf der Warteliste, heißt der Eintrag „⏳ Steht auf der Warteliste“. Oder über den Knopf ⏳ in der Kalender-Kopfzeile (die Zahl zeigt, wie viele warten) → „＋ Patient auf die Warteliste“. Angegeben werden die Wünsche – alles optional:

• Hat bereits einen späteren Termin? Wählt man ihn aus, wird genau dieser Termin vorverlegt, sobald der Patient einen früheren bekommt (Leistungen, Rezept und Preise bleiben erhalten; es entsteht keine Absage). Ohne Auswahl wird ein neuer Termin angelegt – mit den gewählten Leistungen (mehrere möglich), sonst ist er im Kalender als unvollständig markiert.
• Therapeut und ggf. Standort (oder „egal“), Dauer
• Wochentage, frühester Beginn / spätestes Ende (Uhrzeit), frühestens / spätestens am (Datum)
• Notiz, z. B. „kann sehr kurzfristig“

Gibt es für einen Wartenden schon passende freie Termine (künftige Absagen, deren Zeit noch frei ist), steht bei ihm „📅 N freie Termine passen“ – aufgeklappt mit „⏳ Anbieten“ je Termin, das direkt das Fenster „Freien Termin anbieten“ öffnet.

Reihenfolge: hochgestufte Einträge (⬆) zuerst, sonst nach Eintragsdatum. Über ✏️ wird ein Eintrag bearbeitet, über 🗑️ entfernt. „Erledigte anzeigen“ zeigt, wer schon einen Termin bekommen hat (↺ setzt ihn wieder auf die Warteliste).

Freien Termin anbieten: Nach einer Absage fragt der Kalender, sobald jemand passt: „N Personen auf der Warteliste passen … Jetzt anbieten?“. Außerdem steht in der Liste der abgesagten Termine (✗) bei künftigen Absagen der Knopf ⏳ N Wartende passen. Er öffnet das Fenster „Freien Termin anbieten“ mit allen passenden Wartenden, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Passend heißt: Wünsche erfüllt, der Patient hat zu der Zeit keinen anderen Termin, und – falls er schon einen späteren Termin hat – der freie Termin liegt früher. Wer selbst abgesagt hat, erscheint nicht.

• 📧 Angebot senden: Die ausgewählten Wartenden erhalten eine Mail mit dem Termin und einem Knopf „Termin ansehen und übernehmen“. Wer zuerst bestätigt, bekommt den Termin – alle anderen sehen beim Klick „schon vergeben“ und bleiben auf der Warteliste. Mit „Passt nicht“ lehnt ein Patient ab und bleibt ebenfalls auf der Warteliste. Nach der Übernahme erhalten der Patient eine Bestätigung und der Therapeut eine kurze Info per Mail.
• ✓ Direkt eintragen: trägt den Termin sofort für diesen Patienten ein, ohne Mail – etwa wenn Sie ihn angerufen haben.
• Nach dem Senden zeigt das Fenster, an wen das Angebot ging und wer übersprungen wurde (z. B. „keine E-Mail-Adresse“ – dann am besten anrufen); Fertig schließt es.
• Nicht passend (N): darunter aufklappbar alle übrigen Wartenden mit dem Grund, warum sie nicht passen (z. B. „anderer Therapeut gewünscht“, „nur bis 12:00 Uhr“). Passt niemand, ist der Bereich gleich aufgeklappt. Bei abweichenden Wünschen lässt sich ein Patient nach Rücksprache über Trotzdem eintragen dennoch direkt eintragen (ohne Mail). Nicht möglich ist das, wenn der freie Zeitraum zu kurz ist oder der Patient zu der Zeit schon einen anderen Termin hat.

Tipp: Beim Auswählen eines späteren Termins übernimmt das Formular dessen Therapeuten als Wunsch. Soll der Patient auch zu Kollegen vorrücken können, den Therapeuten auf „egal“ stellen.

Ist für den Therapeuten die Echtzeit-Synchronisation (CalDAV) eingerichtet, erscheint ein über die Warteliste vergebener oder vorverlegter Termin sofort auch in seinem externen Kalender; wurde er zu einem Kollegen vorverlegt, verschwindet er beim bisherigen Therapeuten.

In beiden Fällen ist der Patient danach von der Warteliste erledigt. Wurde ein späterer Termin vorverlegt, ist dessen bisheriger Zeitraum frei. Ist der abgesagte Zeitraum inzwischen wieder belegt, lässt er sich nicht mehr anbieten.

Ausfall und vorverlegte Termine

Nicht nur Absagen machen Zeit frei:

• Ausfall vor Terminbeginn (kurzfristige Absage, als „Ausfall“ markiert): Die Zeit ist frei und wird wie eine Absage behandelt – der Kalender fragt, ob Sie sie anbieten möchten (bzw. bietet sie bei automatischer Vergabe gleich an).
• Vorverlegt über die Warteliste: Übernimmt ein Patient einen früheren Termin, wird seine bisherige Zeit frei. Auch sie lässt sich wieder anbieten – so kann eine ganze Kette entstehen. Nach „✓ Direkt eintragen“ fragt der Kalender gleich nach; bei automatischer Vergabe wird die Zeit sofort weiter angeboten, auch wenn der Patient selbst per Link übernommen hat.

Beide stehen in der Liste der abgesagten Termine (✗) unter „Ebenfalls frei geworden“ mit dem Knopf ⏳ und zählen in der Warteliste bei „📅 N freie Termine passen“ mit.

Automatische Vergabe

Unter Praxiseinstellungen → Warteliste lässt sich einstellen, dass frei gewordene Termine automatisch angeboten werden – an alle passenden Wartenden gleichzeitig oder nacheinander mit Antwortfrist (Einzelheiten dort). Nach einer Absage im Kalender erscheint dann statt der Frage „Jetzt anbieten?“ ein Hinweis, wem der Termin angeboten wurde; Wartende ohne E-Mail-Adresse werden zum Anrufen genannt. In der Warteliste steht bei einem laufenden Angebot „Antwort bis …“. Der Patient sieht die Frist in der Mail und auf der Angebotsseite; nach Ablauf bleibt er auf der Warteliste.

Selbsteintrag über die Online-Buchung

Unter Praxiseinstellungen → Warteliste lässt sich einschalten, dass Patienten sich selbst auf die Warteliste setzen (standardmäßig aus). Im Buchungswidget gibt es dann zwei Wege:

• „⏳ Kein passender Termin dabei?“ unter dem Kalender (sobald Standort und Leistung gewählt sind): Der Patient gibt an, wann es ihm passt – Wochentage, Uhrzeit ab / fertig bis und optional „Termin spätestens am“ –, dazu seine Kontaktdaten. Gewählte Leistung, Therapeut/in (oder „egal“) und Standort werden übernommen.
• Beim Buchen das Häkchen „⏳ Lieber früher?“: Der Patient bucht den Termin wie gewohnt und steht zusätzlich auf der Warteliste – mit genau diesem Termin als „wird vorverlegt“. Optional lässt sich das auf bestimmte Tage und Uhrzeiten eingrenzen.

In beiden Fällen bestätigt der Patient mit dem Code aus seiner E-Mail. Danach erhält er eine Bestätigung, Sie eine Info-Mail. Ist der Patient mit dieser E-Mail-Adresse schon bekannt, wird der Eintrag ihm zugeordnet, sonst wird er neu angelegt. Ein erneuter Selbsteintrag ohne Buchung ersetzt den bisherigen, statt einen zweiten anzulegen. Online angelegte Einträge sind in der Warteliste mit 🌐 online gekennzeichnet und werden wie alle anderen angeboten.

Jede Bestätigungs- und Angebotsmail enthält einen Link, über den sich der Patient selbst wieder austragen kann. Ein gebuchter Termin bleibt dabei bestehen.

Die Warteliste ist ein Modul und lässt sich unter Praxiseinstellungen → Module ausschalten. Dann verschwinden der Knopf ⏳ und alle Wartelisten-Hinweise; die Einträge bleiben erhalten, bereits verschickte Angebote bleiben gültig.

Farbcode

Bei aktivierter Notiz-Anzeige (“Im Kalender anzeigen”) erscheint der Bemerkungstext kursiv im Termin-Block – in der Wochen-/Tagesansicht.

Symbole im Terminblock

Neben Patientenname und Status zeigt ein Termin je nach Eigenschaft zusätzliche Symbole:

Termin direkt im Kalender anlegen

Ein Klick auf einen freien Zeitraum (Termin mit 30 Minuten) bzw. Ziehen für eine eigene Dauer öffnet den Schnelltermin-Dialog:

1. Patient suchen oder – falls noch nicht angelegt – direkt über “Patient schnell anlegen” (Vorname, Nachname, optional E-Mail; Therapeut und Niederlassung nur, wenn es mehrere gibt) neu erfassen. Über ”▸ Mehr …” lassen sich zusätzlich Telefon und Mobil gleich mit eintragen.
2. Therapeut wählen – bei nur einem aktiven Therapeuten entfällt das Feld (automatisch gesetzt).
3. Optional ”📋 Rezept wird nachgereicht” – der Termin wird als “Rezept folgt” markiert, bis in der Behandlung ein Rezept zugeordnet ist (z. B. über ”＋ Neue Behandlungsgrundlage …”). Optional ”🌿 Wellness” (nur ohne Rezept-Häkchen). Ob Selbstzahler, Selbstzahler-Plan oder Rezept, wird später in der Behandlung unter “Behandlungsgrundlage” festgelegt.
4. Niederlassung wählen – bei nur einer Niederlassung entfällt das Feld (automatisch gesetzt). Sind für den Therapeuten Arbeitszeiten & Niederlassungen gepflegt (Mein Profil bzw. Praxiseinstellungen → Therapeuten), ist die Niederlassung, an der er zu dieser Zeit arbeitet, schon vorausgewählt („laut Arbeitszeiten des Therapeuten“); eine eigene Auswahl bleibt erhalten. Dasselbe gilt für „+ Behandlung“, beim Einfügen kopierter Termine und beim Neu einplanen.

Der neue Termin erscheint sofort im Kalender – ggf. zunächst grau (unvollständig), bis alle Angaben (insbesondere Leistungen) ergänzt sind.

Arbeitszeiten im Hintergrund

Ist im Therapeuten-Filter genau ein Therapeut ausgewählt, erscheinen seine Arbeitszeiten als dezenter Hintergrund in der Farbe der jeweiligen Niederlassung – noch heller, wo er dort arbeitet, aber nicht online buchbar ist (ohne Schraffur, damit eigene Termine wie Urlaub gut erkennbar bleiben). Gepflegt werden die Zeiten in der Matrix Arbeitszeiten & Niederlassungen (s. Mein Profil).

Eigene Termine (ohne Patient)

Für alles, was Zeit im Kalender belegt, aber keine Behandlung ist – Mittagspause, Fortbildung, Besprechung, Urlaub, ein privater Termin –, gibt es eigene Termine. Sie tauchen nie in Abrechnung, Erinnerungen, Rezeptzählern oder Auswertungen auf.

Anlegen: Wie gewohnt auf einen freien Zeitraum klicken und oben im Schnelltermin auf ”🚫 Eigener Termin” umschalten. Patient, Rezept und Leistungen verschwinden; übrig bleiben:

• Kategorie (farbige Kacheln, z. B. Pause, Privat, Fortbildung – frei einstellbar unter Praxiseinstellungen → Kalender)
• Titel (optional – ohne Titel steht der Kategoriename im Kalender)
• Gilt für – ein Therapeut oder 🏥 Ganze Praxis (z. B. Teambesprechung, Betriebsausflug)
• Datum, Beginn, Ende – oder Ganztägig, auch über mehrere Tage (z. B. Urlaub)
• 🔁 Wöchentlich wiederholen – Wochentage wählen (z. B. Mo–Fr) und ein Enddatum, höchstens ein Jahr. Typisch für die Mittagspause.
• Notiz (optional)

Darstellung: Eigene Termine erscheinen schraffiert in der Farbe ihrer Kategorie, mit Symbol, Titel und dem Kürzel des Therapeuten bzw. ”🏥 Praxis”; wiederkehrende tragen ein 🔁. Praxisweite Einträge sind bei jedem Therapeuten-Filter sichtbar.

Bearbeiten: Klick (oder Rechtsklick) auf den Eintrag öffnet ihn zum Ändern oder Löschen. Bei einem wiederkehrenden Eintrag lässt sich wählen, ob die Änderung nur für diesen oder für diesen und alle folgenden gilt – eine geänderte Uhrzeit wird dann auf jeden folgenden Termin übertragen. Verschieben und Verlängern per Ziehen wirkt immer nur auf den einen Eintrag.

Wirkung auf die Terminplanung – bei Kategorien mit “Belegt die Zeit” (Standard):

• Die Online-Buchung bietet in dieser Zeit keine Termine an (für den Therapeuten bzw. bei “Ganze Praxis” für alle).
• Wird im Kalender eine Behandlung in diese Zeit gelegt (neu, verschoben oder eingefügt), fragt die App nach, ob sie trotzdem eingetragen werden soll.

Kategorien ohne “Belegt die Zeit” (z. B. “Notiz / Erinnerung”) sind reine Hinweise im Kalender – die Zeit bleibt buchbar.

Termin bearbeiten, verschieben, vergrößern

• Klick auf einen bestehenden Termin öffnet die vollständige Behandlungs-Detailseite.
• Ziehen verschiebt den Termin auf einen neuen Zeitpunkt (Datum + Uhrzeit ändern sich, alle anderen Daten bleiben). Arbeitet der Therapeut zur neuen Zeit laut Arbeitszeiten an einer anderen Niederlassung, fragt der Kalender nach: dorthin verlegen oder abbrechen. Arbeitet der Therapeut an diesem Tag ausnahmsweise doch am bisherigen Standort (z. B. Vertretung), behält „Ausnahme: Termin findet trotzdem in … statt“ die bisherige Niederlassung.
• Unterkante ziehen ändert nur die Dauer.
• Gesperrte bzw. bereits abgeschlossene Termine (Status Erfolgt, Abzurechnen, Abgerechnet, Bezahlt, Angemahnt) lassen sich weder verschieben noch in der Dauer ändern.

Rechtsklick-Menü

Rechtsklick (bzw. langes Drücken auf Tablet/Touch) auf einen Termin öffnet ein Kontextmenü. Schließen ohne Aktion: Esc oder ein Klick daneben – der Klick daneben schließt nur das Menü und legt keinen neuen Termin an.

Das Kontextmenü bietet:

• ✏️ Bearbeiten
• ✓ Als “erfolgt” markieren
• ⊘ Als “Ausfall” markieren – Patient nicht erschienen oder kurzfristig abgesagt; wirkt wie der Ausfall-Button in der Behandlung (s. Behandlungen → Ausfall), mit Sicherheitsabfrage. Ist kein Ausfall möglich (Termin liegt noch mehr als die Absagefrist entfernt, rechtzeitige Absage oder Absage durch die Praxis), heißt der Eintrag “Ausfall (nicht möglich)” und erklärt beim Klick den Grund
• ⏳ Auf Warteliste setzen – s. Abschnitt „Warteliste“ oben (bei künftigen und abgesagten Terminen)
• 📅 Neu einplanen – bei abgesagten Terminen, wie in der Liste ✗ (neuer Termin, Absage bleibt; der Mauszeiger ist ein Pfeil mit blauem ＋, bis ein freier Zeitpunkt angeklickt ist)
• ✗ Termin absagen – fragt, wer absagt:
  • Patient hat abgesagt (z. B. telefonisch): bei kurzfristiger Absage ist danach eine Ausfallgebühr möglich (⊘ Ausfall). Eine Mail geht nur raus, wenn das Häkchen „Absage-Bestätigung per Mail an den Patienten senden“ gesetzt ist (standardmäßig aus) – eine neutrale Bestätigung der Absage mit Einladung zu einem neuen Termin, ohne Hinweis auf eine Ausfallgebühr.
  • Praxis sagt ab: der Patient erhält eine Absage-Mail (sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist); keine Ausfallgebühr. Das Häkchen „Zeit bleibt blockiert“ (standardmäßig gesetzt) trägt für den Therapeuten automatisch einen eigenen Termin „🚫 Geblockt“ über genau diesen Zeitraum ein – die Zeit ist dann weder online buchbar noch wird sie der Warteliste angeboten (der Therapeut kann ja nicht). Ohne Häkchen ist die Zeit wieder frei, etwa wenn nur der Termin verschoben werden musste.
• ↩ Absage zurücknehmen – bei abgesagten Terminen (auch in der Liste der abgesagten Termine als „↩ Zurücknehmen“): der Termin ist wieder eingeplant, zur selben Zeit. Ist die Zeit inzwischen anderweitig vergeben oder durch einen eigenen Termin belegt, erscheint ein Hinweis (dann „Neu einplanen“ nutzen). Ein bei der Absage automatisch eingetragenes „Geblockt“ wird entfernt, offene Wartelisten-Angebote für diese Zeit verfallen. Mail an den Patienten per Häkchen: nach einer Praxis-Absage ist „Ihr Termin findet doch statt“ vorangehakt (er hat ja eine Absage-Mail bekommen), nach einer Patienten-Absage ist die Terminbestätigung nicht angehakt.
• 📋 Kopieren – legt den Termin in die Zwischenablage, um ihn an einem freien Platz im Kalender einzufügen (siehe unten)
• 🔁 Serientermin
• 🗑️ Löschen (nur wenn der Status das zulässt)

Termin per Zwischenablage duplizieren

Nach ”📋 Kopieren” erscheint ein gelbes Banner, der Mauszeiger wird zum Pfeil mit grünem ＋: Ein Klick auf einen freien Slot fügt dort eine Kopie des Termins ein (mit der ursprünglichen Dauer sowie denselben Leistungen und Preisen), Ziehen erlaubt eine abweichende Dauer. Klick auf einen bestehenden Termin oder die Esc-Taste beendet den Einfüge-Modus wieder, ohne etwas einzufügen.