Behandlungen

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Jede Behandlung ist ein Termin – Patient, Therapeut, Uhrzeit, zugeordnete Leistungen und Status an einem Ort. Behandlungen sind die zentrale Dateneinheit der App: Sie erscheinen im Kalender, fließen in die Abrechnung ein und werden hier als Liste geführt.

Liste, Suche & Filter

Die Suche durchsucht Patient, Therapeut, Arzt, Diagnose, Behandlungsart und Datum gleichzeitig – mehrere Begriffe (z. B. Müller 01.03) lassen sich mit Leer- oder Komma-getrennt kombinieren. Zusätzlich filterbar nach Zeitraum (Heute/Diese Woche), nach Status sowie über den Schalter ”⚠ Unvollständig” (nur eingeblendet, wenn tatsächlich unvollständige Behandlungen vorhanden sind).

Zusammengehörige Behandlungen aus demselben Rezept werden farblich gruppiert (abwechselnde Zeilenfarbe + farbiger Rand).

Status einer Behandlung

Eine Behandlung anlegen oder bearbeiten

Pflichtfelder: Patient, Therapeut, Datum, Uhrzeit “von”. Gibt es nur einen aktiven Therapeuten bzw. nur eine Niederlassung, wird das Feld automatisch gesetzt und gar nicht erst angezeigt (bei einer Behandlung mit abweichendem Wert, z. B. einem früheren Therapeuten, bleibt es sichtbar).

• Behandlungsgrundlage: Auswahl aus den Rezepten und Selbstzahler-Plänen des gewählten Patienten. Jede Zeile ist gleich aufgebaut – Zustands-Kreis, Typ-Symbol, Typ und Eckdaten, z. B. ”🟢 📋 Privatrezept · Dr. Arzt, 01.09.26, 4 Beh.”. Kreise: 🟢 offen, 🔴 ausgeschöpft (alle vorgesehenen Behandlungen angelegt), ⏹ abgeschlossen (Rezept vorzeitig abgeschlossen), ⚪ ohne Behandlungsgrundlage, 🟡 unvollständig; Symbole: 📋 Privatrezept, 🏥 Kassenrezept (zusätzlich gelb hinterlegt), 💶 Selbstzahler. Das ⓘ neben der Feldüberschrift öffnet ein kleines Fenster mit dieser Legende (schließt per Klick daneben, ✕ oder Esc). Unter dem Feld steht der Zustand des gewählten Eintrags im Klartext, z. B. ”🟢 Offen · 2 von 4 Behandlungen angelegt”. Ausgeschöpfte und abgeschlossene Einträge lassen sich nicht auswählen. Ganz oben steht ”⚪ 💶 Selbstzahler – Einzeltermin”, ganz unten ”＋ Neue Behandlungsgrundlage …”: Es fragt nach dem Typ (📋 Privatrezept, 🏥 Kassenrezept bei aktivem Modul, 💶 Selbstzahler-Plan). Privat- und Kassenrezept öffnen das vollständige Rezeptformular als Fenster über der Behandlung – die Behandlung bleibt im Hintergrund unverändert, auch wenn sie noch nicht gespeichert ist. Nach dem Speichern ist das neue Rezept direkt ausgewählt und die Leistungen werden aus seinen Heilmitteln vorbefüllt. Der Selbstzahler-Plan öffnet ein kleines Fenster (s. Rezepte → Selbstzahler-Plan).
• Selbstzahler (ohne Plan oder mit Selbstzahler-Plan): zusätzlich lässt sich ”🌿 Wellness-Behandlung” markieren, falls die Leistung MwSt.-pflichtig ist (reguläre Heilbehandlungen sind das i. d. R. nicht).
• Leistungen: über den Button “Leistungen zuordnen” – ein Modal listet alle Leistungen (filterbar nach Kategorie); der Gesamtbetrag wird automatisch aus den ausgewählten Leistungen berechnet. Bei Privatrezept und Selbstzahler lässt sich der Preis jeder Leistung direkt im Termin überschreiben, s. Preis einer Behandlung anpassen.
• Leistungen aus dem Rezept: Wird ein Rezept gewählt und sind noch keine Leistungen zugeordnet, trägt die Behandlung automatisch je Heilmittel des Rezepts die passende Leistung ein (bei mehreren Leistungen zum selben Heilmittel die erste). Fehlt zu einem Heilmittel noch eine Leistung, erscheint ein Hinweis mit dem Heilmittel-Namen. Der Button ”↻ Aus Rezept übernehmen” (beim Selbstzahler-Plan: ”↻ Aus Plan übernehmen”) holt die Leistungen jederzeit erneut aus dem Rezept (bereits zugeordnete werden nach Rückfrage ersetzt).
• Bemerkung: interner Freitext, mit eigenem Schalter “Im Kalender anzeigen”.

Leistungen zuordnen

Im Fenster “Leistungen zuordnen” (Suchfeld “Leistung oder Heilmittel suchen…”) werden mehrere Leistungen zum selben Heilmittel – z. B. Preisvarianten wie “Fango” und “B-Fango” – zu einer aufklappbaren Zeile zusammengefasst (”▸ Fango ★ · B-Fango – 2 Varianten · Heilmittel …”). Ein Klick klappt sie auf; beim Suchen oder wenn eine davon bereits ausgewählt ist, ist sie automatisch offen. Favoriten ★ stehen vorn, freie Leistungen ohne Heilmittel am Ende unter eigener Überschrift. Der Stern vor jeder Leistung schaltet den Favoriten um. Der Knopf ”★ Favoriten zuerst” neben den Kategorie-Filtern zeigt alle Favoriten als eigenen Block ganz oben; die Einstellung merkt sich der Browser (gilt auch für die Leistungsliste unter Stammdaten).

Oben im Fenster stehen die 🔗 Leistungsketten als Knöpfe: Ein Klick markiert alle Leistungen der Kette, der Knopf färbt sich blau; ein zweiter Klick hebt die Markierung dieser Leistungen wieder auf. Blau ist eine Kette immer dann, wenn alle ihre Leistungen markiert sind – auch wenn man sie einzeln angehakt hat. Ab zwei Zeichen Suche erscheinen darunter zusätzlich Heilmittel aus dem Katalog, zu denen es noch keine Leistung gibt – s. Leistungen → Aus dem Heilmittelkatalog übernehmen.

Sind zu einem Heilmittel mehrere Leistungen angelegt (z. B. eine private und eine für Kassenrezepte), zeigt das Auswahl-Modal pro Heilmittel standardmäßig nur eine Leistung – so bleibt die Liste übersichtlich. Bereits ausgewählte Leistungen sind davon immer ausgenommen und bleiben sichtbar, damit sich eine Auswahl auch wieder abwählen lässt. Leistungen ohne Heilmittel-Bezug (Kategorie “Frei”, “Ausfall (No-Show)”) sind von dieser Zusammenfassung nicht betroffen.

Preis einer Behandlung anpassen

Bei Privatrezept und Selbstzahler hat jede Leistung im Termin ein eigenes Preisfeld. Vorbelegt ist der Preis der Leistung aus Stammdaten → Leistungen; er lässt sich für diesen einen Termin beliebig überschreiben (z. B. 28,50).

• Ein abweichender Preis wird gelb hervorgehoben, daneben steht der Listenpreis der Leistung (”↺ Liste 35,60 €”) – ein Klick darauf setzt den Preis wieder auf den Listenpreis.
• Der Preis bleibt änderbar, bis die Behandlung abgerechnet ist – auch wenn sie bereits als Erfolgt markiert und damit gesperrt ist. In diesem Fall erscheint unter der Leistungsliste der Button ”💾 Preise speichern”, alle übrigen Felder bleiben gesperrt.
• Nach der Rechnungsstellung steht dort ”🔒 Abgerechnet — Preisänderung nur per Storno der Rechnung”. Wird die Rechnung storniert, ist der Preis wieder änderbar.
• Der gespeicherte Preis gehört zum Termin: Eine spätere Preisänderung an der Leistung selbst wirkt auf neue Termine und neu hinzugefügte Leistungen, bestehende Termine behalten ihren Preis.
• Jede Änderung von Leistungen oder Preisen wird im Verlauf des Patienten festgehalten (”💶 Leistungen/Preise geändert”) und lässt sich dort wiederherstellen.

Bei Kassenrezepten gibt es kein Preisfeld – es gilt immer der amtliche GKV-Satz.

Behandlungszähler

Bei Behandlungen mit Rezept wird automatisch ein Zähler geführt (z. B. “2/6”) – aktualisiert sich beim Anlegen, Löschen oder Wechseln des Rezepts. Ist das Rezept ausgeschöpft, lässt sich keine weitere Behandlung mehr anlegen.

Abgesagte Termine und Ausfälle zählen nicht: Eine verordnete Behandlungseinheit ist erst verbraucht, wenn sie tatsächlich erbracht wurde. Wird ein Termin abgesagt oder als Ausfall markiert, bekommt er keine Nummer (in der Behandlung steht stattdessen “zählt nicht · 2/6”), die folgenden Termine rücken nach, und die Einheit kann neu eingeplant werden — auch wenn das Rezept vorher schon voll verplant war. Das gilt auch, nachdem eine Ausfallgebühr für den Ausfall abgerechnet wurde.

Kontinuitäts-Badge (14-Tage-Regel)

Ein Badge zeigt an, wie viele Tage seit der vorherigen Behandlung desselben Rezepts vergangen sind – in der Behandlungsansicht unter Patient/Datum sowie als kleines Uhr-Symbol in der Behandlungen-Liste. Liegen mehr als 14 Tage dazwischen, wird das Badge rot: Die meisten Heilmittel-Verordnungen dürfen laut Heilmittel-Richtlinie nicht länger als 14 Tage zwischen zwei Behandlungen unterbrochen werden, sonst drohen später Probleme bei der Abrechnung. Abgesagte Termine und Ausfälle zählen nicht als stattgefundene Behandlung und unterbrechen die Kette nicht. Das Badge erscheint auch schon beim Anlegen einer neuen Behandlung, sobald Rezept und Datum gewählt sind. Beim Selbstzahler-Plan zeigt es nur die Tage an, ohne rote Warnung – die 14-Tage-Regel gilt für ärztliche Verordnungen. Ebenso entfällt dort die Warnung, wenn das Datum des Plans nach dem Behandlungsdatum liegt.

Ausfall (No-Show und kurzfristige Absage)

Der Status Ausfall steht für einen Termin, für den eine Ausfallgebühr anfällt – entweder ist der Patient nicht erschienen (No-Show) oder er hat kurzfristig abgesagt.

Der Button ”⊘ Ausfall” in der Behandlung – ebenso ”⊘ Als „Ausfall” markieren” im Rechtsklick-Menü des Kalenders und ”⊘ Ausfall” in der Liste der abgesagten Termine – setzt den Status auf “Ausfall” und ersetzt die zugeordneten Leistungen durch die Ausfall-Leistung (Ausfallgebühr) aus dem Leistungskatalog (Kategorie “Ausfall (No-Show)”, wird beim Einrichten der Praxis automatisch angelegt, Name und Preis dort anpassbar). Der Termin ist danach wie ein erfolgter festgeschrieben (nicht mehr löschbar/absagbar) und kann abgerechnet werden — unter Abrechnung als ”⊘ Ausfallgebühr”, auch bei Kassenpatienten (privat an den Patienten, Ausfallvereinbarung vorausgesetzt). Bei einem Rezept zählt ein Ausfall nicht als Behandlung, auch nicht nachdem er abgerechnet wurde. Fehlt die Ausfall-Leistung (gelöscht/deaktiviert), wird nur der Status gesetzt und ein Hinweis angezeigt.

Auf der Rechnung erscheint ein Ausfall als „Termin vom TT.MM.JJJJ (Ausfallgebühr)“ – in Klammern steht die Benennung der Ausfall-Leistung (ist sie leer, das Kürzel). Behandlungen erscheinen dagegen als „Behandlung vom …“.

Möglich ist das bei Terminen mit Status Offen/Eingeplant – ab Terminbeginn als „nicht erschienen“, vorher als kurzfristige Absage, solange der Termin höchstens die Absagefrist (s. u.) entfernt ist; Zeitpunkt und „vom Patienten abgesagt“ werden dann automatisch festgehalten. Liegt der Termin weiter in der Zukunft, ist der Knopf ausgegraut (das wäre eine rechtzeitige Absage → „Termin absagen“). Außerdem bei abgesagten Terminen – dort aber nur, wenn der Patient abgesagt hat und die Absage kurzfristig war, also höchstens so viele Stunden vor dem Termin, wie unter Praxiseinstellungen als Frist für die Online-Absage eingestellt ist (Standard 24 Stunden). Hat die Praxis abgesagt oder war die Absage rechtzeitig, ist der Knopf ausgegraut, ein Hinweis nennt den Grund. Wer abgesagt hat, wird beim Absagen im Kalender abgefragt (s. Kalender → Termin absagen); Absagen über den Absage-Link der Bestätigungsmail zählen als Patienten-Absage, Absagen beim Abschluss eines Rezepts als Praxis-Absage. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem die Absage im System eingetragen wurde – Absagen deshalb am besten sofort erfassen. Bei der Behandlung steht unter dem Status, wann abgesagt wurde (“Kurzfristig abgesagt am …”). Patienten können über den Absage-Link in der Bestätigungsmail ohnehin nur bis zu dieser Frist selbst absagen.

Ein Termin mit Status Ausfall belegt seinen Zeitraum nicht mehr: Der Platz kann sofort neu vergeben werden, auch über die Online-Buchung.

Sperren

Solange eine Behandlung offen oder eingeplant ist, sind alle Felder direkt bearbeitbar – kein Entsperren nötig. Sobald sie einen der Status Erfolgt, Abzurechnen, Abgerechnet, Bezahlt, Angemahnt oder Ausfall erreicht, werden alle Felder automatisch gesperrt (”🔒 Abgeschlossen”) – Änderungen sind dann nicht mehr möglich (Revisionssicherheit). Einzige Ausnahme: Bei Privatrezept und Selbstzahler bleiben die Preise der Leistungen bis zur Rechnungsstellung änderbar, s. Preis einer Behandlung anpassen.

Patient benachrichtigen (Terminbestätigung & Erinnerung)

Der Button ”📧 Patient benachrichtigen ▾” (bei Status Offen/Eingeplant) klappt zwei Optionen auf. Unter jeder steht, wann sie für diesen Termin zuletzt gesendet wurde. Vor dem Versand fragt eine Sicherheitsabfrage nach.

• ✅ Terminbestätigung senden bestätigt dem Patienten Wochentag, Datum und Uhrzeit dieses Termins per E-Mail. Betreff und Text legt die Praxis unter Praxiseinstellungen → Erinnerung fest; jeder Therapeut kann sie unter Mein Profil → Erinnerung für sich anpassen.
• 🔔 Erinnerung jetzt senden verschickt die Terminerinnerung für genau diesen Termin sofort, statt auf den nächsten automatischen Lauf zu warten – z. B. um einen kurzfristig verpassten Erinnerungszeitraum nachzuholen oder das Ergebnis direkt zu sehen. Nutzt dieselben Betreff-/Text-Einstellungen wie die automatische Erinnerung (s. Mein Profil → Erinnerung), inklusive Dokumenten-Anhang bei der ersten Erinnerung an den Patienten – ist aber unabhängig vom An/Aus-Schalter und der Vorlaufzeit dort, da es sich um einen expliziten, einmaligen Klick handelt.

Folgetermine & Serientermin

• Folgetermin anlegen: im Kalender per Rechtsklick → ”📋 Kopieren” (Zwischenablage) und an einem freien Platz einfügen, s. Kalender → Termin per Zwischenablage duplizieren.
• 🔁 Serientermin: öffnet einen eigenen Dialog zum Anlegen mehrerer Folgetermine auf einmal (z. B. wöchentlich für die restlichen Behandlungen eines Rezepts) – wird ausgeblendet, sobald das Rezept-Limit erreicht ist. Alle Folgetermine erhalten dieselben Leistungen zum selben Preis wie der Ausgangstermin (bei Kassenrezept der GKV-Satz).

Online-Buchungen prüfen

Termine, die Patient:innen selbst über das Buchungs-Widget gebucht haben, sind zunächst ungeprüft und farblich hervorgehoben. Ein blauer Hinweisblock zeigt an, ob Rezept und Leistung noch nachgetragen werden müssen (Platzhalter-Leistung ⚠), sowie abweichende Angaben aus der Buchung (Name, Telefon, Nachricht). Der Button ”✓ Als geprüft markieren” schließt die Prüfung ab – der Termin zählt dann im Kalender nicht mehr bei ”⚠ Unvollständig” mit (außer es fehlt noch ein Rezept, das mit “Rezept folgt” angekündigt ist).