Rechnungen

App-Pfad: Menü → Abrechnung → Rechnungen

Alle Rechnungen der Praxis als durchsuchbare Gesamtliste – im Unterschied zur nach Patienten gruppierten Ansicht unter “Abrechnung” hier flach, mit Suche über Rechnungsnummer und Patient.

Behandlungen

Die Hauptansicht: sämtliche aus Behandlungen erzeugten Rechnungen. Spalten: Rechnungsnummer, Patient, Datum, Fälligkeitsdatum (hervorgehoben bei Überfälligkeit), Betrag, Status, Bezahlt am (inkl. Zahlungsart). Ein 🌿-Badge markiert Wellness-Rechnungen. Status-Filter-Buttons oben blenden die Liste auf einen Status ein. Ein Klick auf eine Zeile klappt die enthaltenen Positionen auf (Behandlungsdatum, Uhrzeit, Behandlungszähler, ggf. “Vertretung”-Badge, Betrag je Position).

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“Bezahlt” heißt nicht zwangsläufig “einem Kontoauszug zugeordnet” – neben dem automatischen Zahlungsabgleich gibt es mit ”💳 Bezahlen” auch einen davon unabhängigen manuellen Weg. Ein grünes ✅ neben dem Status-Badge zeigt, ob tatsächlich eine konkrete Kontoauszugsposition dahintersteht. Über ”🔗 Kontoauszug zuordnen” lässt sich das auch nachträglich herstellen – funktioniert sowohl bei offenen als auch bei bereits (z. B. bar) bezahlten Rechnungen; im zweiten Fall wird nur der Kontoauszug als Beleg angeheftet, ohne den Bezahlt-Status zu verändern.

Pro Rechnung steht über das ⋮-Menü zur Verfügung:

🖨️ PDF öffnen
✉️ Per Mail versenden
⚠️ Zahlungserinnerung senden (nur bei Überfälligkeit)
🔴 Mahnung senden (erst nachdem eine Erinnerung verschickt wurde)
💳 Bezahlen / ↩ Zahlung rückgängig (setzt bei bereits zugeordneten Rechnungen die Kontoauszugs-Zuordnung automatisch mit zurück)
🔗 Kontoauszug zuordnen / 🔓 Zuordnung lösen (reine Verknüpfung zum Kontoauszug, ohne den Bezahlt-Status zu berühren – siehe Kontoauszüge → Zuordnung lösen)
✗ Stornieren

📚 Sammel-PDF (für den Praxisinhaber): Der Knopf rechts oben über der Liste öffnet eine Zeitraum-Auswahl (Von – Bis, mit Schnellwahl „Letzter Monat / Letztes Quartal / Dieses Jahr / Letztes Jahr“). Ein Klick auf „📥 PDF erstellen“ lädt alle Rechnungen dieses Zeitraums (nach Rechnungsdatum) als eine einzige PDF-Datei herunter – vorneweg eine Übersicht mit Zeitraum, Anzahl, Liste (Nummer, Datum, Empfänger, Betrag) und Summe. Das ist praktisch, wenn das Finanzamt alle Rechnungen eines Zeitraums sehen möchte. Enthalten sind auch stornierte Rechnungen und Stornorechnungen; mit dem Häkchen „Nur Behandlungsrechnungen“ bleiben Freie Rechnungen draußen. Pro Datei sind bis zu 500 Rechnungen möglich; bei vielen Rechnungen dauert das Erstellen ein bis zwei Minuten – bitte das Fenster so lange geöffnet lassen. Für größere Zeiträume den Zeitraum einfach teilen. Dasselbe gibt es für die Therapeutly-Abo-Rechnungen (Praxiseinstellungen → Abonnement → Rechnungen).

Mit dem Häkchen „Bereits ausgegebene Rechnungen als Rechnungskopie kennzeichnen“ tragen festgeschriebene Rechnungen (siehe unten) das Wasserzeichen „Rechnungskopie“.

🔒 Festschreibung

Sobald eine Rechnung zum ersten Mal heruntergeladen, per Mail versendet oder in eine Sammel-PDF aufgenommen wird, ist sie festgeschrieben: Die Rechnung wird genau so gespeichert, wie sie in diesem Moment ausgegeben wurde, und ab dann immer unverändert ausgegeben – auch Jahre später. Spätere Änderungen an Patientenanschrift, Leistungsnamen, Bankverbindung, Logo oder Rechnungslayout wirken sich nicht mehr auf die Rechnung aus. Festgeschriebene Rechnungen tragen in der Liste ein 🔒 (Datum der Festschreibung beim Darüberfahren).

Das reine Ansehen über „🖨️ PDF öffnen“ schreibt nichts fest – bis zum ersten Herunterladen oder Versenden zeigt die Vorschau den aktuellen Stand. Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern; Korrekturen gehen wie gewohnt über ✗ Stornieren und eine neue Rechnung.

Rechnungskopie: Wird eine festgeschriebene Rechnung erneut heruntergeladen oder versendet, erscheint eine Abfrage mit zwei Möglichkeiten:

Als Rechnungskopie – die Rechnung trägt quer über jede Seite das Wasserzeichen „Rechnungskopie“ (der Inhalt bleibt lesbar), die Datei heißt „Rechnung-…-Kopie.pdf“.
Unverändert – genau die festgeschriebene Rechnung ohne Vermerk.

Bei Freien Rechnungen (E-Rechnung) entfällt die Abfrage; sie werden immer unverändert ausgegeben.

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Wer umsatzsteuerpflichtig abrechnet, sollte eine Rechnung, die der Empfänger schon erhalten hat, als Rechnungskopie erneut verschicken – zwei gleichwertige Originale können sonst steuerlich als doppelte Rechnung gelten.

Shop

(nur sichtbar, wenn der Shop-Bereich aktiviert ist)

Freie Rechnungen, die nicht aus einer Behandlung entstehen – für Produktverkäufe oder sonstige Leistungen an Kontakte (Firmen/Debitoren) oder Patienten.

Neue Rechnung anlegen:

Empfänger-Typ wählen: 🏢 Kontakt oder 👤 Patient, dann den konkreten Empfänger auswählen.
Rechnungsdatum, Lieferdatum (folgt automatisch dem Rechnungsdatum, kann aber manuell abweichen) und Zahlungsbedingung festlegen.
Positionen hinzufügen: entweder ein Produkt aus dem Katalog wählen (befüllt Bezeichnung, Preis und MwSt.-Satz automatisch) oder frei eintragen. Beliebig viele Positionen möglich.
Rechnung erstellen.

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Für anonyme Laufkundschaft (z. B. ein kleiner Produktverkauf ohne eigenen Kontakt) gibt es den generischen Kontakt “Sammelkunde”. Bei dessen Auswahl erscheint ein zusätzliches Freitextfeld “Tatsächlicher Kunde”, um trotzdem festzuhalten, wer eigentlich gekauft hat – ohne für jeden Gelegenheitskauf einen echten Kontakt anlegen zu müssen.

Rechnungen an Kontakte lassen sich zusätzlich als E-Rechnung (ZUGFeRD) herunterladen und per Mail versenden – Pflicht seit 01.01.2025 für den Rechnungsempfang im B2B-Bereich. Ansonsten gelten dieselben Aktionen (Bezahlen, Stornieren, Mail-Versand) wie bei Behandlungsrechnungen.

Zuzahlungen

(nur sichtbar für normale Tenant-Accounts; für einen Superuser nur, falls im gerade betrachteten Tenant tatsächlich Zuzahlungsquittungen existieren)

Alle Zuzahlungsquittungen aus Kassenrezepten der Praxis, flach und durchsuchbar (Patient, Quittungs-Nr., Rezeptnummer). Spalten: Quittungs-Nr., Patient, Rezept (verlinkt), Erstellt am, Betrag (inkl. Restbetrag bei “Teilweise bezahlt”), Status.

⚠️ Nicht erfasst: Darüber listet ein eigener Kasten alle Kassenrezepte, bei denen die Zuzahlung noch fehlt (Patient nicht befreit, noch keine Zahlungsaufforderung angelegt) — mit Betrag, erstem Termin und Summe. “Erfassen” legt die Zahlungsaufforderung direkt aus der Liste an (mit Sicherheitsabfrage); alles Weitere (Patient informieren, Zahlung, Mahnung) wie gewohnt im Rezept bzw. über das ⋮-Menü. Wichtig, weil die Kasse die Zuzahlung auch dann von der Vergütung abzieht, wenn sie nie erfasst wurde. Der Umschalter **“Fehlend ab: Rezeptanlage | 1. geplantem Termin |

erfolgtem Termin”** legt fest, ab wann ein Rezept hier auftaucht (Standard: 1. geplanter Termin). Bei “Rezeptanlage” erscheint jedes Kassenrezept sofort — ausgenommen unvollständige Platzhalter-Rezepte und Rezepte ganz ohne Termin, deren Frist für den Behandlungsbeginn verstrichen ist (28 Tage nach Ausstellungsdatum, bei dringlichem Behandlungsbedarf 14 Tage — danach ist die Verordnung laut Heilmittel-Richtlinie ungültig); diese “Altfälle” lassen sich per Häkchen “Altfälle einblenden” bewusst dazunehmen (gilt nur für den Moment). Die Umschalter-Wahl selbst wird pro Nutzer gespeichert und gilt beim nächsten Öffnen weiter.

↩ Erstattung offen: Wurde ein Rezept vorzeitig abgeschlossen und hatte der Patient schon mehr bezahlt, als für die erbrachten Behandlungen fällig ist, erscheint ein weiterer Kasten mit Patient, Quittungs-Nr. und zu erstattendem Betrag. “Im Rezept erstatten” führt direkt zum Tab Zuzahlung, wo die Erstattung eingetragen wird. In der Liste trägt die Quittung bis dahin den Status “Erstattung offen” mit “zu erstatten: …” unter dem Betrag, danach “erstattet: …”. In den Auswertungen zählt als vereinnahmt nur der fällige Betrag, nicht die Überzahlung.

Pro Quittung steht über das ⋮-Menü zur Verfügung:

📄 Quittung PDF öffnen
💶/💳/🏦/🅿️ Als bezahlt markieren bzw. Restbetrag als bezahlt markieren (Bar/Karte/Überweisung/PayPal)
✉️ Mahnung senden – schickt eine Zahlungserinnerung per E-Mail (PDF-Anhang, 14 Tage Zahlungsziel); erst 14 Tage nachdem der Patient informiert wurde (Rezept → Tab Zuzahlung), vorher zeigt das Menü “Mahnung ab … möglich”
✗ Stornieren
🗑 Löschen – nur verfügbar, solange noch keine Zahlung erfasst wurde (reiner Erfassungsfehler); sobald Geld gebucht wurde, bleibt nur Stornieren, damit die Zahlungsspur für die Buchhaltung erhalten bleibt.

Kassen-Gutschriften

(nur sichtbar, wenn das Modul “Kassenrezept abrechnen” aktiv ist)

Plan- und Ist-Liste der Kassenabrechnung über ARNI — zeigt, was noch aussteht und was schon eingegangen ist:

Icon	Bedeutung
🕒 erwartet (grau)	An ARNI übermittelt, noch keine Zahlung. Mit erwartetem Betrag und Aufschlüsselung (Behandlungen − 10 % Eigenanteil − Rezeptgebühr). Klick öffnet den Abrechnungsstatus im Rezept.
💰 Zuordnung nötig (orange, oben)	ARNI hat eine Zahlung gemeldet, die keiner Verordnung eindeutig zugeordnet werden konnte (z. B. Kasse hat gekürzt). Direkt in der Zeile die passende Verordnung wählen (✓ = gleiche Versichertennummer, sortiert nach Betragsnähe, mit Differenz und Aufschlüsselung) und “Zuordnen” — oder “Ignorieren”, wenn sie zu keiner eigenen Verordnung gehört (wiederherstellbar unter “ignorierte Zahlungseingänge”). Bleibt gespeichert, bis sie erledigt ist — auch wenn der tägliche automatische Abruf sie gefunden hat.
✅ bezahlt (schwarz)	Kassen-Gutschrift: automatisch erzeugter Beleg bei bestätigtem ARNI-Zahlungseingang (eigener Nummernkreis “KG-…”). Klick öffnet den PDF-Beleg. 🏦 = bereits mit einer Bankbuchung abgeglichen.

Oben stehen die Summen “Noch erwartet”, “Zuordnung nötig” und “Erhalten” — ein Klick darauf filtert die Liste. ”🧾 Zahlungseingänge abrufen” holt die Zahlungen der letzten 60 Tage sofort bei ARNI ab (läuft zusätzlich täglich automatisch). Belege sind rein lesend – kein Bearbeiten oder Stornieren, da jeder Eintrag einen bereits erfolgten, bestätigten Zahlungseingang dokumentiert. Zur Entstehung siehe Abrechnung → Kassen-Gutschriften.

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Der Betrag jeder Kassen-Gutschrift zählt automatisch zum Umsatz (Gesamtumsatz, Vereinnahmt, BWA, Kategorien, DATEV-Export) – siehe Auswertungen. Über Kontoauszüge lässt sich der tatsächliche Bank-Zahlungseingang damit verknüpfen.