Mein Profil

App-Pfad: Menü → Einstellungen → Mein Profil

Die persönlichen Einstellungen des eigenen Accounts – im Unterschied zu den praxisweiten Vorgaben unter Praxiseinstellungen. Viele Felder hier überschreiben dabei gezielt nur für die eigene Person einen Praxis-Standard – leer gelassen gilt weiterhin der Praxis-Standard.

Profil

Stammdaten des eigenen Accounts: Vorname*, Nachname*, Geschlecht, Kürzel, Login-E-Mail*, Praxis-E-Mail (Absender), Telefon, Mobil sowie steuerliche Angaben (Steuernummer, USt-ID, IBAN, BIC).

IK-Nummer (nur bei Praxistyp “Praxisgemeinschaft” sichtbar): die eigene 9-stellige Institutionskennzeichen-Nummer für die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen – da in einer Praxisgemeinschaft jeder Therapeut eigenständig abrechnet, hat hier jeder seine eigene Nummer. Bei Einzel-/Gemeinschaftspraxis (eine gemeinsame Nummer für die ganze Praxis) erscheint dieses Feld nicht – das Äquivalent dafür steht unter Praxiseinstellungen → Praxis.

Erscheinungsbild: Wahl eines Farbthemas für die eigene Ansicht – geräteübergreifend gespeichert, wird auf jedem Gerät automatisch aktiv.

Begrüßungs-Sound: kurzer Herzschlag-Ton, der beim Einloggen abgespielt wird, sobald das Dashboard fertig geladen ist. Standardmäßig aktiv, lässt sich hier (🔊/🔇-Schalter) oder über das gleiche Symbol in der Sidebar direkt über dem “Abmelden”-Button ausschalten. Die Einstellung gilt nur für das jeweilige Gerät/den Browser – anders als das Farbthema nicht geräteübergreifend gespeichert.

Arbeitszeiten & Niederlassungen: In einer Matrix (Zeilen Mo–So, Spalten im 30-Minuten-Raster) wird festgelegt, wann man an welcher Niederlassung arbeitet. Oben eine Niederlassung als Pinsel wählen und die Zeiten anmalen – klicken oder mit gedrückter Maustaste bzw. dem Finger ziehen:

• volle Farbe = arbeitet dort und ist online buchbar
• schraffiert = arbeitet dort, aber nicht online buchbar
• 🧽 Radierer entfernt Zeiten; beginnt man auf einem schon gleich gefärbten Feld, radiert der ganze Zug
• Mo → Di–Fr übertragen kopiert den Montag auf die übrigen Werktage
• Erst Arbeitszeiten speichern übernimmt die Änderungen, Verwerfen stellt den gespeicherten Stand wieder her

Die Farben sind die Kalenderfarben der Niederlassungen (Stammdaten → Niederlassungen). Neue Termine im Kalender übernehmen dann automatisch die Niederlassung, an der der Therapeut zu der Zeit arbeitet (s. Kalender). Der Praxisinhaber pflegt die Matrix für alle Therapeuten unter Praxiseinstellungen → Therapeuten.

Die Online-Buchung bietet genau die vollfarbigen Zeiten an – jeweils an der Niederlassung, die dort eingetragen ist. Wer keine vollfarbigen Zeiten hat, ist online nicht buchbar.

Online-Buchung (persönlich)

(nur wirksam, wenn die Praxis Online-Buchung aktiviert hat)

• Sichtbarkeit im Buchungs-Widget: ein Schalter blendet den eigenen Namen aus der Therapeuten-Auswahl des öffentlichen Buchungswidgets aus, ohne die Online-Buchung insgesamt zu deaktivieren.
• Online buchbare Zeiten: werden in der Matrix Arbeitszeiten & Niederlassungen im Tab Profil festgelegt (volle Farbe = online buchbar); der Tab Online-Buchung verweist mit einem Knopf dorthin.

Rechnungen (persönlich)

• RE-Nummer Startwert: wirkt nur bei Praxistyp “Praxisgemeinschaft” (dort hat jeder Therapeut einen eigenen Rechnungsnummernkreis) – einmaliger Startwert für die erste eigene Rechnung, zählt danach automatisch weiter. Bei Einzel-/Gemeinschaftspraxis (geteilter Rechnungsnummernkreis für die ganze Praxis) hat dieses Feld keine Wirkung – das Äquivalent dafür steht unter Praxiseinstellungen → Praxis → „RE-Nummer Startwert (Praxis)”.
• PDF-Passwortschutz: Praxis-Default / An / Aus – schützt versendete Rechnungs-PDFs mit dem Geburtsdatum des Patienten (Format TTMMJJJJ) als Passwort.
• Rechnungstexte (je Override des Praxis-Standards): Anschreibetext, Verbandsmitgliedschaft, HP-Rechnungstext, Zahlungsbedingungen, Briefabschluss/Signatur.
• Mailsignatur (PNG/JPG-Upload, erscheint unter versendeten E-Mails, hat Vorrang vor einer reinen Textsignatur).

Rechnungsdesigner

Hier legen Sie per Stern (★) fest, mit welchem Layout Ihre Rechnungen erstellt werden (Praxis-Standard oder ein eigenes Layout), legen eigene Layouts an (Vorlage oder eigenes Briefpapier, Klassisch/Kompakt, Schrift, Logo, Kürzel sowie frei platzierte Bilder und QR-Codes) und bestimmen mit 🧾, welche Layouts beim Abrechnen zur Auswahl stehen. Alles Weitere unter Rechnungsdesigner.

ARNI

Nur sichtbar bei Praxistyp “Praxisgemeinschaft” — dort rechnet jeder Therapeut eigenständig über ARNI (Abrechnungsstelle Niedersachsen) ab, mit eigener IK-Nummer und eigenem Vertrag (bei Einzel-/Gemeinschaftspraxis liegt das Äquivalent unter Praxiseinstellungen → ARNI). Übertragen wird über den Therapeutly-Zugang; eigene ARNI-Zugangsdaten braucht niemand. Siehe GKV-Abrechnung für die eigentliche Nutzung (Verordnung prüfen, übermitteln, Zahlungsabgleich).

Freischaltung:

1. Vertragsvorlage herunterladen, ausfüllen, unterschreiben, einscannen.
2. Das PDF im Abschnitt „Vertrag“ hochladen.
3. Auf „📨 Vertrag an ARNI senden“ klicken (erst möglich, wenn die eigene IK-Nummer im Tab Profil hinterlegt und der Vertrag hochgeladen ist).

Die E-Mail geht an ARNI (info@arni-gmbh.de) mit Name, Praxis, IK-Nummer, Kontaktdaten und dem Vertrag als Anhang – inklusive der eigenen Mailsignatur. Sobald ARNI den Vertrag bestätigt hat, schaltet Therapeutly die IK frei. Bis dahin zeigt der Abschnitt „⏳ Wartet auf Freischaltung“ mit dem Sendedatum, danach „✅ Freigeschaltet“. Ändert sich die IK, ist eine neue Freischaltung nötig.

Die Praxisinhaberin bzw. der Praxisinhaber sieht den Stand jedes Therapeuten auch in der Therapeuten-Verwaltung.

Steuerberater (persönlich)

• DATEV-Kontenrahmen: Override des Praxis-Standards (SKR 03/SKR 04).
• Freigabelink: persönlicher, tokenbasierter Lesezugriff für den eigenen Steuerberater – ohne Login, mit anonymisierten Patientennamen. Link generieren, per Mail versenden oder jederzeit widerrufen.
• Für den Steuerberater sichtbare Bankkonten: einzeln zuschaltbar, standardmäßig ist kein Konto freigegeben.

Kalender (persönlich)

Hintergrund- und Schriftfarbe, mit denen die eigenen Termine im Kalender dargestellt werden.

Erinnerung (persönlich)

Override der praxisweiten Terminerinnerung: aktivieren/deaktivieren, Vorlaufzeit in Stunden, Betreff und Text – jedes Feld leer gelassen übernimmt den Praxis-Standard. Zusätzlich pro Dokumenttyp (Datenschutzerklärung, Behandlungsvertrag, Patientenaufklärung) ein dreistufiger Schalter Praxis-Default/An/Aus für den Dokumente-Anhang bei der ersten Erinnerung (s. Praxiseinstellungen → Erinnerung). Der Hinweis zu den Anhängen (Satz zu den beigefügten Dokumenten, Platzhalter {DOKUMENTE}) lässt sich ebenfalls persönlich formulieren; leer gelassen gilt der Praxis-Standard.

Ebenso persönlich überschreibbar: die 2. Erinnerungsstufe (Praxis-Default/Aktiviert/ Deaktiviert) mit eigener Vorlaufzeit in Stunden (leer = Praxis-Standard, dort in der Regel 2 Stunden). Nutzt denselben Betreff/Text wie die erste Erinnerung, ohne Dokumenten-Anhänge.

Außerdem persönlich: Betreff und Text der Terminbestätigung (Platzhalter {WOCHENTAG}, {DATUM}, {UHRZEIT}), die per Klick in der Behandlung verschickt wird; leer gelassen gilt der Praxis-Standard bzw. Standardtext.

Mahnwesen (persönlich)

Override der praxisweiten Texte für Zahlungserinnerung und Mahnung (je Betreff + Text) sowie der Mahngebühr – auch hier gilt bei leeren Feldern der Praxis-Standard.

Sicherheit

Passwort ändern: Neues Passwort zweimal eingeben (mindestens 8 Zeichen), speichern – wirkt sofort, die nächste Anmeldung erfordert bereits das neue Passwort. Kein Bestätigungslink nötig, da man bereits eingeloggt ist.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den eigenen Account – zusätzlich zum Passwort wird beim Login ein 6-stelliger Code aus einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Authy, 1Password) abgefragt. Schützt den Account, selbst wenn das Passwort in falsche Hände gerät. Mehr zum Hintergrund unter Datensicherheit.

2FA einrichten:

1. “2FA aktivieren” klicken.
2. Den angezeigten QR-Code mit der Authenticator-App scannen (oder das Secret manuell eingeben, falls kein Scanner zur Hand ist).
3. Den 6-stelligen Code aus der App eingeben und bestätigen.

Ab dann fragt der Login zusätzlich zum Passwort diesen Code ab.

2FA deaktivieren: Button “Deaktivieren” klicken, dann zur Bestätigung nochmal den aktuellen Code aus der Authenticator-App eingeben. Diese erneute Abfrage verhindert, dass 2FA an einem kurz unbeaufsichtigten, entsperrten Gerät versehentlich abgeschaltet wird.

2FA ist bewusst optional – kein Zwang für irgendeine Rolle. Für Praxisinhaber und Superuser zeigt die Seite einen Hinweis, es zu aktivieren (größte Auswirkung bei einem kompromittierten Account), das Feature bleibt aber freiwillig.