Abrechnung

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Der zentrale Einstieg fürs Fakturieren: Kennzahlen-Kacheln oben, darunter eine nach Patienten gruppierte Liste mit allem, was noch abgerechnet werden muss.

Kennzahlen-Kacheln

Vier farbige Hauptkacheln, dazu zwei kleinere Hilfskennziffern – jede Kachel ist klickbar und filtert die Liste darunter (erneuter Klick hebt den Filter wieder auf), mit Ausnahme von “Zuzahlungen überfällig”, die stattdessen zu Menü → Rechnungen → Zuzahlungen springt:

Patientenliste & Abrechnen

Pro Patient: Name, Patientennummer und dieselben Badges wie oben (nur wenn > 0). Ein Klick öffnet den Patienten (immer nur einer gleichzeitig, Akkordeon).

Nur Patienten, mit denen noch etwas ist: Die Liste zeigt einen Patienten nur, solange noch irgendetwas offen ist – eine abrechenbare Behandlung, eine unbezahlte Rechnung, ein noch nicht abgerechneter Termin (auch ein künftiger), ein Rezept mit offenen Behandlungen oder Rezepttermine, die noch nicht eingeplant sind. Ist alles bezahlt und nichts mehr zu tun, verschwindet der Patient aus der Liste (unabhängig davon, ob er aktiv, inaktiv oder archiviert ist; wer noch Geld offen hat, bleibt also immer sichtbar). Mit dem Haken „Nur erledigte anzeigen“ neben der Suche zeigt die Liste stattdessen ausschließlich die erledigten Patienten (die übrigen sind dann ausgeblendet). Wer im Suchfeld nach einem Namen sucht, findet auch erledigte Patienten, ohne den Haken zu setzen. Die Kacheln oben sind davon nicht betroffen.

Abschnitt “Abzurechnen”: Checkbox-Liste der fakturierbaren Behandlungen (Datum, Zähler, Diagnose-Anfang, Betrag) – ein Badge “Vertretung” markiert Behandlungen, bei denen ein anderer Therapeut als der zugeordnete behandelt hat, ein 📋-Symbol mit Tooltip “Erstellt von: …” zusätzlich, wenn die Behandlung von jemand anderem angelegt wurde als dem behandelnden Therapeuten (z. B. einer Assistenz im Auftrag). Ausfall-Termine (nicht erschienen oder kurzfristig abgesagt) erscheinen hier ebenfalls, markiert mit ”⊘ Ausfallgebühr” — unabhängig vom Abrechnungsmodus des Rezepts und auch bei Kassenpatienten (dann ”⊘ Ausfallgebühr · Kassenpatient”): Die Kasse zahlt für nicht wahrgenommene Termine nichts, die Ausfallgebühr wird privat an den Patienten berechnet (Voraussetzung: eine mit dem Patienten getroffene Ausfallvereinbarung, z. B. im Behandlungsvertrag; beim Abrechnen erscheint ein entsprechender Hinweis). Die fertige Rechnung trägt in der Liste das Kennzeichen ”⊘ Ausfallgebühr” (bzw. ”· Kasse”). Ein Ausfall bleibt auch nach der Abrechnung ein Ausfall und zählt nie als Behandlung des Rezepts. Mehrfachauswahl ist nur innerhalb desselben Rezepts möglich. Nach Auswahl erscheinen Summe und ein editierbares Rechnungsdatum (Badge “rückdatiert” bei abweichendem Datum), das Häkchen “direkt per E-Mail senden” sowie der Button “N Behandlungen abrechnen”. Ohne Häkchen (Standard) wird die Rechnung nur erstellt und später über ihr ⋮-Menü (“✉️ Per Mail versenden”) verschickt; mit Häkchen geht sie sofort nach dem Erstellen an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Patienten (ohne E-Mail-Adresse ist das Häkchen deaktiviert). Ausfallrechnungen werden mit eigenem Betreff und Text verschickt (“Ausfallgebühr – nicht wahrgenommener Termin”, mit Termin-Datum und Hinweis auf die Ausfallvereinbarung) statt mit dem allgemeinen Rechnungstext.

Preise vor der Abrechnung anpassen

Neben “N Behandlungen abrechnen” steht ”💶 Preise anpassen”. Es öffnet ein Fenster für die markierten Behandlungen: Jede darin enthaltene Leistung erscheint einmal, mit Anzahl, aktuellem Preis (bei unterschiedlichen Preisen je Termin einzeln aufgeführt) und Listenpreis. Ein neuer Preis im Feld gilt für diese Leistung in allen markierten Behandlungen; ein leeres Feld lässt den Preis unverändert. Unten stehen die Summe bisher und die neue Summe.

• Optional “Auch die … Behandlungen dieses Rezepts anpassen” – dann gilt der neue Preis auch für die übrigen, noch nicht abgerechneten Behandlungen dieses Rezepts: nicht markierte erfolgte und vor allem die noch eingeplanten, die in der Abrechnung (noch) gar nicht auftauchen. Die Beschriftung nennt genau, was dazukommt, z. B. “Auch die 1 noch eingeplante Behandlung dieses Rezepts anpassen” (bei Selbstzahlern: die übrigen Behandlungen ohne Rezept).
• Behandlungen mit Kassenrezept bleiben unverändert (amtlicher GKV-Satz), bereits abgerechnete werden übersprungen – beides wird nach dem Speichern gemeldet.
• Jede Änderung steht im Verlauf des Patienten und lässt sich dort je Behandlung wiederherstellen.

Einzelne Preise lassen sich auch direkt in der Behandlung ändern, s. Behandlungen → Preis einer Behandlung anpassen.

Abschnitt “Rechnungen”: bereits erstellte Rechnungen dieses Patienten, mit Status-Badge, ⋮-Menü und aufklappbarer Positionsliste.

Rechnungsstatus

Stornieren

Eine Rechnung stornieren erzeugt automatisch eine Gutschrift. Hängt an der Rechnung eine automatisch erzeugte Mahngebühr, bietet der Dialog zusätzlich die (vorausgewählte) Option, diese Mahngebühren-Rechnung gleich mit zu stornieren.

Bezahlen

Das Bezahlen-Formular fragt Datum, Zahlungsart und Betrag ab – weicht der eingegebene Betrag vom Rechnungsbetrag ab, erscheint ein Hinweis dazu, blockiert das Speichern aber nicht.

Kassenrezepte (Sammelübersicht)

Oben rechts schaltet ”📋 Privatrezepte” / ”🏥 Kassenrezepte” die gesamte Seite um. Alles bisher Beschriebene (Kacheln, Patientenliste, Rechnung erstellen) gilt nur für Privatrezepte/Selbstzahler — Kassenrezept-Behandlungen laufen bewusst nicht über die normale Rechnung, sondern über Zuzahlung und Kassenabrechnung auf der jeweiligen Rezept-Seite.

Am ”🏥 Kassenrezepte”-Button selbst erscheint ein rotes Zahlen-Badge mit der Anzahl der Kassenrezepte, die bereit zum Export sind — sichtbar, ohne erst umzuschalten. Das Badge verschwindet bei 0.

Bei “Kassenrezepte” erscheint stattdessen eine praxisweite Ansicht:

GKV-Abrechnung & TI-Anbindung

Für die Einreichung von Kassenrezepten bei der Kasse gibt es zwei parallele Wege: die direkte Anbindung an ARNI (Abrechnungsstelle Niedersachsen) oder einen manuellen CSV-Export im DMRZ-Format für andere Abrechnungszentren.

Direkte ARNI-Anbindung

Voraussetzung ist eine freigeschaltete IK-Nummer — Vertrag mit ARNI und Freischaltung siehe Praxiseinstellungen → ARNI bzw. Mein Profil → ARNI bei Praxisgemeinschaft. Solange die IK nicht freigeschaltet ist, weist die Kassenrezepte-Übersicht bei der Auswahl darauf hin. Danach stehen drei Funktionen zur Verfügung:

• 🔍 Verordnung prüfen — auf der Rezept-Seite, der Termin-Detailseite (”🔍 ARNI-Verordnung prüfen”) und hier in der Kassenrezepte-Sammelübersicht (”🔍 X prüfen”) verfügbar, alle drei prüfen dieselbe komplette Verordnung (nicht nur den einzelnen Termin) auf vier Stufen:
  • ⛔ Fehler — harte Sperre: fehlende Kassen-IK/ICD-10/Diagnosegruppe/Versicherungsstatus/LANR oder keine abgeschlossene Behandlung. Kein Workaround außer die Stammdaten zu vervollständigen. Ebenfalls gesperrt: weniger Behandlungen erbracht als verordnet, solange das Rezept nicht abgeschlossen ist — die Behandlungsserie läuft dann noch.
  • ⚠️ Warnung — auflösbare Sperre: Terminlücke über 14 Tage zum vorherigen Termin derselben Verordnung (gleiche Schwelle wie das Kontinuitäts-Badge unter “Behandlungen”). Direkt im Warnhinweis lässt sich eine Begründung eintragen (z. B. “Urlaub des Patienten”) — sie wird 1:1 an ARNI übermittelt und hebt die Sperre für diesen Termin auf.
  • ℹ️ Hinweis — aufgelöste Warnungen sowie rein informative Punkte, blockiert nichts.
  • 💶 Zuzahlung — Stand der Patienten-Zuzahlung, blockiert nie: “noch nicht erfasst” (bitte nachholen — die Kasse zieht die Zuzahlung trotzdem von der Vergütung ab), “noch offen” (mit Betrag und ob der Patient schon informiert wurde) oder “trotz Mahnung unbezahlt” (dann ist die Kasse über den Zahlungsausfall zu informieren, die Mahnung dient als Nachweis). Eine offene Zuzahlung ist nach § 43c SGB V keine Voraussetzung für die Abrechnung. Die Hinweise erscheinen auch nach dem Übermitteln im Ergebnis. Bei zuzahlungsbefreiten Patienten entfällt der Punkt.
• 🚀 X an ARNI übermitteln — überträgt alle ausgewählten Verordnungen direkt an ARNI. Verordnungen mit ungelöster Fehler-/Warnstufe werden dabei automatisch von der Übermittlung ausgeschlossen, nicht nur angezeigt — ein “Supergau” (Behandlung durchgeführt, übermittelt, erst danach fällt ein Datenproblem auf) soll so gar nicht erst entstehen können.
• Zahlungseingänge werden automatisch einmal täglich bei ARNI abgerufen und abgeglichen (Versichertennummer + Betrag). Eindeutige Treffer werden automatisch als “quittiert” markiert und erzeugen eine Kassen-Gutschrift; alle übrigen (mehrdeutig, gekürzt, abweichende Versichertennummer) erscheinen unter Menü → Kassen-Gutschriften als ”💰 Zuordnung nötig” und lassen sich dort jederzeit manuell zuordnen. Wer nicht bis zum nächsten automatischen Lauf warten will, nutzt dort ”🧾 Zahlungseingänge abrufen”. Hier unter Kassenrezepte werden neue Verordnungen geprüft und übermittelt.
• Rückläufer (von der Kasse abgelehnte oder gekürzte Verordnungen) kommen nicht über die Schnittstelle, sondern zusammen mit der ARNI-Abrechnung per E-Mail oder Post — je nach Vereinbarung mit ARNI. Sie werden in der Praxis bearbeitet und erscheinen nicht automatisch hier.
• 🕒 Verordnungen warten auf Zahlung — kurze Hinweiszeile mit Anzahl der bereits übermittelten, noch nicht bezahlten Verordnungen (rot, wenn eine davon 21 Tage oder länger ohne Rückmeldung ist). Ein Klick führt zu Menü → Kassen-Gutschriften, wo alle erwarteten Zahlungen mit Betrag und Aufschlüsselung stehen.

Ein eindeutig zugeordneter Zahlungseingang (“quittiert”) erzeugt automatisch eine Kassen-Gutschrift — den Beleg, der den Zahlungseingang für Buchhaltung/Auswertungen dokumentiert, siehe eigener Abschnitt unten.

Kassen-Gutschriften

Sobald ARNI einen Zahlungseingang bestätigt (s. oben), legt Therapeutly automatisch einen eigenen Beleg an — sichtbar unter Menü → Rechnungen → Kassen-Gutschriften (eigener Nummernkreis “KG-…”). Jede Gutschrift zeigt Beleg-Nr., Zahlungsdatum, Patient, Verordnung, Abrechnungsstelle (ARNI) und Betrag, mit PDF zum Ausdrucken (Rechtsgrundlage §4 Nr. 14 UStG, steuerbefreite Heilbehandlung).

CSV/DMRZ-Export (ohne ARNI)

Zur Einordnung, wen die TI-Anschlusspflicht überhaupt betrifft: Sie gilt nur für Praxen mit GKV-Kassenzulassung – reine Privatpraxen ohne Kassenzulassung sind nicht betroffen (können sich aber freiwillig anschließen). Der ursprüngliche Stichtag für Heilmittelerbringer (Physio-, Ergo-, Logopädie, Ernährungstherapie) war der 1.1.2026; der Bundestag hat ihn am 6.11.2025 auf den 1.10.2027 verschoben. Die elektronische Patientenakte (ePA) ist für Physiotherapeuten ebenfalls noch nicht verpflichtend (aktuell nur für Ärzte, Apotheken, Kliniken) – für Heilmittelerbringer “mittelfristig” geplant, ohne festes Datum.

TI-Anbindung ist technisch mehr als eine reine Software-Schnittstelle: Sie erfordert eine SMC-B-Karte (Institutionsausweis der Praxis), ein Kartenlesegerät sowie ein zertifiziertes Konnektor-/TI-Gateway-Modul für die Kernfunktionen VSDM (Versichertenstammdatenprüfung), KIM (verschlüsselte Kommunikation mit Ärzten) und eVO (elektronische Verordnungen).

Weitere Ansichten

• Rechnungen – dieselben Rechnungen als durchsuchbare Gesamtliste, plus freie Rechnungen für Kontakte
• Auswertungen – Umsatz, MwSt.-Übersicht, Charts
• Kontoauszüge – Kontoauszug-Import und Zahlungsabgleich