Kontoauszüge

App-Pfad: Menü → Abrechnung → Kontoauszüge

CSV-Kontoauszüge importieren und automatisch mit offenen Rechnungen abgleichen. Sichtbar für Praxisinhaber sowie Nutzer mit der Rolle “Kontoauszüge” – für alle anderen bleibt die Seite gesperrt, da hier Praxisfinanzen sichtbar sind.

💡

Bankkonten selbst werden nicht hier, sondern unter Einstellungen → Praxiseinstellungen → Kontoauszüge angelegt. Ohne mindestens ein Bankkonto lässt sich hier nichts importieren.

Kontostand

Oben auf der Seite erscheint je Bankkonto eine Kachel mit dem aktuellen Kontostand – berechnet aus einem optionalen Anfangsbestand (Betrag + Datum, hinterlegbar unter Einstellungen → Praxiseinstellungen → Kontoauszüge je Konto) plus der Summe aller seither importierten Kontoauszüge. Die Kachel zeigt zusätzlich klein in Klammern das Datum der letzten importierten Buchung (“Stand …”), damit erkennbar ist, wie aktuell der angezeigte Wert ist.

⚠️

Der Kontostand stimmt nur, wenn lückenlos importiert wird – bei einer Lücke im Importzeitraum (z. B. Januar–März importiert, dann direkt Juni–September) driftet der Wert ab dem fehlenden Abschnitt. Ohne hinterlegten Anfangsbestand zeigt die Kachel einfach die reine Bewegungssumme der bisher importierten Kontoauszüge (Start bei 0). Der Kontostand hängt bewusst NICHT davon ab, ob einzelne Kontoauszüge Rechnungen zugeordnet wurden – er basiert rein auf den importierten Rohbewegungen selbst.

CSV importieren

Bankkonto auswählen, Button ”📎 CSV importieren”, Datei hochladen.
Die App erkennt Format und Spalten automatisch (Badge “Bekanntes Format” bei bereits bekannten Bank-Exportformaten). Ein neues Format ordnet sie zuerst anhand der Spaltennamen zu (“Neues Format erkannt (Spaltennamen)”); nur wenn das nicht eindeutig ist, hilft die KI (“Neues Format erkannt (KI)”). Ist die KI dann nicht erreichbar, bleibt es bei der Zuordnung über die Spaltennamen (Badge “Ohne KI erkannt (Spaltennamen)”) – der Import bleibt möglich, die Vorschau bitte kurz prüfen. Übersprungene Zeilen werden mit Gegenpartei und Grund genannt, z. B. vorgemerkte, noch nicht gebuchte Umsätze ohne Buchungsdatum – sie kommen mit dem nächsten Export. Steht bei “Empfänger/Zahler” oder “IBAN” in allen Zeilen derselbe Wert (z. B. der eigene Kontoname), weist die Vorschau darauf hin und öffnet die manuelle Zuordnung.
Vorschau prüfen: jede Buchung steht mit Checkbox in einer Zeile, ggf. Warnhinweise dazu.
Mit ”✓ N von M Buchungen importieren” bestätigen – importiert werden nur die angehakten Zeilen.

🔁

Bereits vorhandene Buchungen (z. B. bei überlappenden Importzeiträumen) werden automatisch erkannt und vorab abgehakt – zwei Stufen: “bereits importiert” (identischer Fingerabdruck aus Datum+Betrag+Verwendungszweck+IBAN) und “evtl. bereits importiert” (Datum ±1 Tag und Betrag passen zu einer bestehenden Buchung, nur der Verwendungszweck-Text weicht ab – typisch, wenn eine Bank dieselbe Buchung erst als “vorgemerkt” mit Platzhaltertext und später final mit echtem Text zeigt). Beide Fälle lassen sich per Checkbox trotzdem importieren, falls die Erkennung im Einzelfall danebenliegt.

Erkennt die App das Format falsch oder gar nicht, öffnet sich ”▾ Felder manuell zuordnen” – Dropdowns für Datum, Betrag, Empfänger/Zahler, Verwendungszweck usw., mit den tatsächlichen Spaltenüberschriften der Datei als Auswahl. Diese Korrektur wird beim Bestätigen des Imports gespeichert und beim nächsten Import desselben Bankformats automatisch wiederverwendet – sofern die Zuordnung plausibel aussieht (z. B. eine als IBAN zugeordnete Spalte auch wie eine IBAN aussieht). Wirkt die Zuordnung unzuverlässig, bleibt der Import trotzdem möglich, nur wird die Korrektur dann nicht für künftige Importe übernommen.

Zahlungsvorschläge

Erkennt die App zu einer importierten Buchung eine passende offene Rechnung (per Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder Namensähnlichkeit), erscheint sie im Abschnitt ”🔗 Zahlungsvorschläge” – mit den Gründen als Badges (”✓ Betrag”, ”✓ Referenz”, ”✓ Name”).

⚠️

Kein Automatismus: Erst nach Klick auf ”✓ Bestätigen” wird die betroffene Rechnung tatsächlich auf “bezahlt” gesetzt. ”✕ Kein Treffer” blendet einen falschen Vorschlag dauerhaft aus, ohne die Buchung selbst zu löschen.

Kassen-Gutschriften zuordnen

(nur sichtbar, wenn das Modul “Kassenrezept abrechnen” aktiv ist)

Kassen-Gutschriften (automatisch erzeugte Belege bei bestätigtem ARNI-Zahlungseingang) erscheinen als eigener Vorschlagstyp bei den Zahlungsvorschlägen und lassen sich genauso über ”🔗 Manuell zuordnen” mit einer Buchung verknüpfen – Abgleich rein über den Betrag (nicht über Empfänger/Referenz), da die Gegenpartei auf dem Kontoauszug meist “ARNI GmbH” selbst ist, nicht der Patient.

💡

ARNI zahlt bestätigte Zahlungseingänge womöglich gesammelt aus – eine Bank-Buchung kann daher zu mehreren Kassen-Gutschriften gleichzeitig gehören. Findet sich kein Einzeltreffer, sucht die App automatisch nach einer passenden Kombination mehrerer offener Gutschriften, deren Summe dem Buchungsbetrag entspricht (“Sammelüberweisung”, als eigenes Badge markiert). Auch bei ”🔗 Manuell zuordnen” lassen sich mehrere Gutschriften per Checkbox auswählen, mit laufender Summenanzeige gegen den Buchungsbetrag.

Buchungsliste

Filterbar nach Konto, Zeitraum, einem Kombifeld (Empfänger/Zahler oder Verwendungszweck – ein Suchbegriff matcht beide Spalten) und Betrag von/bis – die Filter wenden sich automatisch an, ohne extra Suchen-Klick. Zwei Schnellfilter-Buttons ”● PayPal” / ”● Stripe” über der Liste filtern mit einem Klick auf genau diese Buchungen.

Hinter dem Betrag (vor dem ⋮-Menü) zeigt jede Buchung eines von drei Symbolen: ein grünes ✅ (bereits zugeordnet), einen gelben Punkt ● (noch offen) oder einen dunkelblauen Punkt ● (erkannt als PayPal- oder Stripe-Buchung). Letzteres wird bewusst nicht zur Zuordnung angeboten – beide Zahlungsdienstleister bündeln Auszahlungen intern und ziehen eigene Gebühren ab, eine verlässliche Zuordnung zu einzelnen Rechnungen wäre nicht rekonstruierbar. Bereits zugeordnete Buchungen zeigen zusätzlich einen grünen Badge mit der verknüpften Rechnungsnummer. Ein Druck-Button gibt die aktuell gefilterte Liste aus.

Bei ausgehenden (negativen) Buchungen ohne Zuordnung lässt sich über das ⋮-Menü direkt ”📥 Als Eingangsrechnung buchen” eine neue Eingangsrechnung anlegen – sie wird zunächst als unvollständig markiert und muss anschließend geprüft und freigegeben werden.

Für jede noch nicht zugeordnete Buchung – unabhängig vom Vorzeichen – steht außerdem ”📝 Als Sonstige Buchung erfassen” zur Verfügung: fragt Einnahme/Ausgabe, Kategorie, Gegenpartei und Verwendungszweck ab und legt direkt eine neue Sonstige Buchung an, verknüpft mit dieser Kontoauszugsposition. Gedacht für Geldbewegungen ohne eigenes Rechnungsdokument, z. B. Steuerzahlungen, Bankgebühren oder Sammelauszahlungen eines Zahlungsdienstleisters. Kategorien mit “zählt nicht als Umsatz” sind im Auswahlfeld mit einem ”●” vor dem Namen markiert.

🧭

Welcher Weg wann? Eine Position ohne Rechnungsdokument (z. B. eine Kartenzahlungs-Gebühr der Bank) wird als Sonstige Buchung erfasst. Gibt es dazu eine Rechnung des Lieferanten (z. B. das Abo eines Kartenanbieters), wählen Sie Als Eingangsrechnung buchen. Manuell zuordnen ist für den Fall, dass der Beleg schon im System existiert und die App ihn nur nicht von selbst gefunden hat. Merkregel: Neu anlegen = Eingangsrechnung oder Sonstige Buchung, Zuordnen = die Gegenseite gibt es schon. Auf der Seite Kontoauszüge steht diese Erläuterung auch zum Aufklappen oben unter der Überschrift.

💡

Vorschläge aus früheren Buchungen: Beim Buchen einer Position schlägt die App Kategorie und MwSt.-Satz aus Ihrer letzten geprüften Buchung desselben Lieferanten bzw. Empfängers vor – bei mehreren passenden Buchungen bevorzugt die mit ähnlichem Verwendungszweck. Bei „Als Eingangsrechnung buchen“ werden Kategorie, MwSt. und Netto vorausgefüllt, ein blauer Hinweis nennt die Quelle („aus Ihrer Buchung vom …“). Die Rechnung bleibt „⚠ Zu prüfen · 💡 Vorschlag“, bis Sie sie mit ✓ Freigeben bestätigen. Bei „Als Sonstige Buchung erfassen“ sind Kategorie und MwSt. im Formular vorbelegt und lassen sich ändern, gespeichert wird erst mit „Erfassen“. Gibt es noch keine passende frühere Buchung, bleibt alles leer wie bisher.

💡

Umgekehrt lässt sich auch von einer bestehenden Rechnung, Eingangsrechnung oder Sonstigen Buchung aus eine noch nicht zugeordnete Kontoauszugsposition suchen und verknüpfen – über ”🔗 Kontoauszug zuordnen” auf der Rechnungen- bzw. Finanzen-Seite. Das funktioniert auch bei bereits bezahlten Belegen (z. B. bar bezahlt) – dann wird der Kontoauszug nur nachträglich als Beleg angeheftet, ohne den Bezahlt-Status zu verändern.

Zuordnung lösen

Bei einer bereits zugeordneten Buchung bietet das ⋮-Menü ”🔓 Zuordnung lösen” an. Das trennt nur die Verknüpfung zwischen Kontoauszug und Beleg – der Bezahlt-Status des Belegs bleibt unangetastet.

⚠️

“Zuordnung lösen” ist bewusst etwas anderes als eine Zahlungsstornierung (z. B. ”↩ Zahlung rückgängig” bei Rechnungen/Eingangsrechnungen). Beispiel: Eine Rechnung wurde bar bezahlt, aber versehentlich der falschen Kontoauszugsposition zugeordnet – “Zuordnung lösen” entfernt dann nur diese falsche Verknüpfung, ohne die Rechnung wieder als offen zu markieren. Soll die Zahlung selbst rückgängig gemacht werden, ist das die jeweils eigene Aktion auf der Rechnungs- bzw. Finanzen-Seite – diese löst eine bestehende Zuordnung automatisch mit auf.