Praxiseinstellungen

App-Pfad: Menü → Einstellungen → Praxiseinstellungen

Alle praxisweiten Grundeinstellungen an einem Ort – nur der Praxisinhaber kann hier Änderungen speichern, alle anderen Therapeuten sehen die Werte nur lesend.

Praxis

Praxisinformationen: Praxisname, Praxistyp und Praxisslogan sowie die USt-IdNr. (nur bei Umsatzsteuerpflicht auszufüllen, Pflichtangabe für E-Rechnungen im B2B-Bereich).

Kopfzeile in E-Mails und Rechnungen: Legt fest, was oben im farbigen Kopf der E-Mails an Patienten steht (Terminerinnerungen, Rechnungen, Mahnungen, Fragebögen, Dokumente) und welche Namenszeilen der Terminzettel unter dem Logo zeigt. Eine Vorschau zeigt die Wirkung sofort am Beispiel Ihres Namens.

• Automatisch (Standard): Therapeutenname groß, Praxisname darunter. Kommt der Name des Therapeuten schon im Praxisnamen vor (z. B. „Max Mustermann” und „Osteopathie Max Mustermann”), erscheint nur der Praxisname, damit der Name nicht doppelt dasteht.
• Name, darunter Praxis: immer beides, Therapeutenname oben.
• Name, darunter Praxis ohne Namen: Therapeutenname oben, darunter der Praxisname ohne den Therapeutennamen – aus „Osteopathie Max Mustermann“ wird „Max Mustermann“ / „Osteopathie“. Kommt der Name im Praxisnamen nicht vor, steht der Praxisname vollständig darunter.
• Praxis, darunter Name: Praxisname groß, Therapeutenname klein darunter.
• Nur Praxisname: ohne Therapeutennamen, z. B. für Gemeinschaftspraxen mit einheitlichem Auftritt.

Die Einstellung gilt für die ganze Praxis; jeder Therapeut erscheint mit seinem eigenen Namen.

Dieselbe Auswahl bestimmt den Briefkopf von Rechnungen und Mahnschreiben: die kleine Absenderzeile im Adressfenster und den Kopf rechts (unter dem Logo bzw. ohne Logo als Text). Bei „Automatisch“ steht dort der Praxisname oben und der Therapeutenname darunter – kommt der Name schon im Praxisnamen vor, entfällt die Namenszeile, und die Absenderzeile zeigt nur den Praxisnamen. Bei „Name, darunter Praxis ohne Namen“ lautet die Absenderzeile z. B. „Max Mustermann · Osteopathie“. Mit „👁 Vorschau: So sieht der Rechnungskopf aus“ sehen Sie das Ergebnis sofort, auch vor dem Speichern. Bei Layouts mit eigenem Briefpapier legen Sie die Felder im Rechnungsdesigner selbst fest; dort wirkt diese Einstellung nicht. Name und Anschrift des Therapeuten stehen in jedem Fall in der Fußzeile der Rechnung.

IK-Nummer (Institutionskennzeichen) (nur bei Einzel- oder Gemeinschaftspraxis sichtbar): die 9-stellige Nummer für die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen, hier als gemeinsame Nummer für die ganze Praxis hinterlegt. Gleiche Logik wie beim Rechnungsnummernkreis: Bei Praxisgemeinschaft rechnet jeder Therapeut eigenständig ab, daher trägt dort jeder seine eigene IK-Nummer unter Mein Profil → Profil ein statt hier.

RE-Nummer Startwert (Praxis) (nur bei Einzel- oder Gemeinschaftspraxis sichtbar): ein einmaliger Einstiegswert für die erste Rechnung dieser Praxis in Therapeutly – z. B. wenn vor dem Wechsel bereits Rechnungen in einem anderen Programm geschrieben wurden (etwa „21”, wenn dort bereits 20 Rechnungen ausgestellt wurden). Wirkt nur, solange der Praxis-Zähler noch nie benutzt wurde; danach zählt er automatisch weiter und startet jedes Jahr wieder bei 1.

Adresse: Straße, PLZ, Ort, Land – dient zugleich als Rechnungsadresse auf den eigenen Rechnungen.

Liegt die Rechnungsadresse woanders als die Praxis (z. B. mehrere Standorte mit einem gemeinsamen Rechnungsnummernkreis), das Häkchen „Abweichende Rechnungsanschrift“ setzen. Darunter erscheint ein zweiter Adressblock für die Rechnungsanschrift: Sie steht auf Rechnungen, Mahnungen und in der Kassenabrechnung. Die Adresse oben erscheint dann als Praxisanschrift in Behandlungsvertrag, Patientenaufklärung, Datenschutzerklärung (Platzhalter {{Praxisadresse}}) und auf dem Terminzettel.

Sicherheit: Automatischer Logout nach Inaktivität (15/30/60 Minuten, 30 empfohlen) – schützt vor unbeaufsichtigt offenen Sitzungen mit Patientendaten.

Öffentliche Kontaktdaten: Praxis-Telefon und Praxis-E-Mail, wie sie im Impressum, in der Datenschutzerklärung der Buchungsseite und in DSGVO-Formularen erscheinen.

Module

Zentrale Stelle, um größere Funktionsbereiche für die ganze Praxis an- oder auszuschalten – jeweils mit kurzer Erläuterung und einem Link zum zugehörigen Detail-Tab. Ist ein Modul ausgeschaltet, verschwindet der zugehörige Menüpunkt (bzw. bei “Kassenrezept abrechnen” die Zuzahlungen im Menü sowie die Option “Kassenrezept” beim Rezepttyp) komplett aus der App, statt nur blockiert zu sein.

Rechnung (Praxis-Standard)

Erscheinungsbild: Logo-Upload (empfohlen: PNG mit transparentem Hintergrund, mindestens 300px breit) sowie primäre und sekundäre Unternehmensfarbe. Für die Positionstabelle auf der Rechnung zusätzlich: Deckkraft von Kopfzeile und Zeilen, Schriftfarbe der Kopfzeile (Weiß/Schwarz) und die Farbe des “Bezahlt”-Badges. Rechnungsvorlage (Klassisch/Kompakt), Schriftart, Logogröße, eigenes Briefpapier sowie Bilder und QR-Codes legen Sie im Tab Rechnungsdesigner fest.

Zahlungshinweise: Rechnungsmail-Anschreibetext (Platzhalter {RECHNUNGSNUMMER}, {BETRAG}, {FAELLIGKEITSDATUM}), allgemeine Zahlungsbedingungen, HP-Rechnungstext, Zahlungsziel in Tagen (Standard 14).

PDF-Passwortschutz: praxisweiter Standard An (empfohlen) oder Aus – schützt versendete Rechnungs-PDFs mit dem Geburtsdatum des Patienten (Format TTMMJJJJ) als Passwort.

Rechnungsdesigner

Die Praxis-Layouts: anlegen, bearbeiten, kopieren, löschen und mit „★ Als Praxis-Standard“ festlegen, welches Layout für alle Therapeuten ohne eigene Wahl gilt. Der Haken „Nur Praxis-Layouts zulassen“ sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild – Therapeuten können dann keine eigenen Layouts verwenden. Alles Weitere unter Rechnungsdesigner.

ARNI

Direkte Übermittlung von Kassenverordnungen an ARNI (Abrechnungsstelle Niedersachsen) — siehe GKV-Abrechnung für die eigentliche Nutzung (Verordnung prüfen, übermitteln, Zahlungsabgleich). Übertragen wird über den Therapeutly-Zugang; eigene ARNI-Zugangsdaten braucht die Praxis nicht. Nötig sind nur die IK-Nummer (Tab Praxis) und ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit ARNI. Bei Praxisgemeinschaft rechnet jeder Therapeut mit eigener IK und eigenem Vertrag unter Mein Profil → ARNI ab — dieser Tab zeigt dort nur einen Hinweis.

Freischaltung:

1. Vertragsvorlage herunterladen, ausfüllen, unterschreiben, einscannen.
2. Das PDF im Abschnitt „Vertrag“ hochladen.
3. Auf „📨 Vertrag an ARNI senden“ klicken (erst möglich, wenn die IK-Nummer im Tab Praxis hinterlegt und der Vertrag hochgeladen ist).

Die E-Mail geht an ARNI (info@arni-gmbh.de) mit Praxisname, Adresse, IK-Nummer, Kontaktdaten und dem Vertrag als Anhang – inklusive der eigenen Mailsignatur. Sobald ARNI den Vertrag bestätigt hat, schaltet Therapeutly die IK frei. Bis dahin zeigt der Abschnitt „⏳ Wartet auf Freischaltung“ mit dem Sendedatum, danach „✅ Freigeschaltet“. Ändert sich die IK, ist eine neue Freischaltung nötig.

Vertrag: Upload des unterzeichneten Geschäftsbesorgungsvertrags / AVV als PDF; er wird beim Senden an ARNI angehängt und bleibt hier abgelegt.

Steuerberater (Praxis-Standard)

Nur der DATEV-Kontenrahmen als Praxis-Default (SKR 03 oder SKR 04) – bestimmt, welche Konten beim DATEV-Export in Auswertungen vorbelegt sind. Jeder Therapeut kann das in seinen persönlichen Einstellungen individuell überschreiben. Der eigentliche Steuerberater-Freigabelink ist rein personenbezogen und wird nur unter Mein Profil → Steuerberater verwaltet.

Fragebogen

E-Mail-Betreff und Anschreibetext für den Versand eines Anamnesebogens an Patienten – die Anrede wird automatisch aus dem Patientenstammsatz ermittelt, {LINK} wird durch den tatsächlichen Fragebogen-Link ersetzt. Die Fragebogen-Vorlagen selbst werden unter Einstellungen → Anamnesebogen erstellt und verwaltet.

DSGVO

Farbe der Dokumente: Blau (Standard), Praxisfarbe (primäre Unternehmensfarbe aus dem Tab „Rechnung“) oder Schwarz – bestimmt Titel, Überschriften, Trennlinie und Aufzählungspunkte in den PDFs von Behandlungsvertrag, Patientenaufklärung und Datenschutzerklärungen. „Schwarz“ eignet sich zum Ausdrucken. Die Auswahl steht oben in den Tabs DSGVO und Behandlungsvertrag, wird sofort gespeichert und gilt für alle diese Dokumente; die PDF-Vorschau zeigt sie direkt.

Datenschutzerklärung (Patienten) und Datenschutzerklärung (Anamnesebogen): je ein formatierbarer Text (mit Platzhaltern {{Praxisname}}, {{Therapeut}}, {{Datum}}, {{Praxisadresse}}, {{Praxis-E-Mail}}) plus PDF-Vorschau. Alternativ lässt sich statt eines Textes ein fertiges PDF hochladen – das Textfeld hat dabei immer Vorrang vor dem Upload. Der Text wird beim Versand automatisch als PDF mit Datum, Uhrzeit und Praxislogo erzeugt.

E-Mail-Text beim Versand: Betreff und Text der Mail, mit der die Datenschutzerklärung an Patienten geht (Platzhalter {PRAXISNAME}, Anrede und Signatur kommen automatisch dazu). Eigener Speichern-Knopf – er ändert den Prüfstatus der Datenschutzerklärung nicht. Leer gelassen gilt der Standardtext: „anbei erhalten Sie unsere Datenschutzerklärung. Sie erläutert, wie wir Ihre persönlichen Daten im Rahmen Ihrer Behandlung verarbeiten und schützen und welche Rechte Sie dabei haben. Bitte lesen Sie sich das Dokument in Ruhe durch. Bei Fragen sind wir jederzeit gerne für Sie da.“

Der Text-Editor bietet zwei Zusatz-Buttons:

• ”⤓ Seitenumbruch” fügt an der Cursorposition einen erzwungenen Seitenumbruch ins erzeugte PDF ein – nützlich, um z. B. das Unterschriftenfeld auf eine eigene Seite zu setzen.
• ”✒ Unterschriftszeile” fügt eine bündig ausgerichtete Zeile “Ort, Datum” / “Unterschrift Patient/in” ein (echte Spaltenausrichtung im PDF statt manuell gezählter Leerzeichen). Lässt sie sich einmal nicht mehr per Markieren/Löschtaste entfernen (ein bekanntes Verhalten von Text-Tabellen in Formularfeldern), hilft der Button ”🗑 Unterschriftszeile” direkt daneben – er entfernt die zuletzt eingefügte Zeile programmatisch, ganz ohne sie markieren zu müssen.

Datenexport: Exportiert alle Praxisdaten (Patienten, Ärzte, Leistungen, Rezepte, Termine, Rechnungen) als Excel-Datei mit einem eigenen Tabellenblatt pro Bereich – z. B. für eine eigene Datensicherung. Nach dem Export erscheint zusätzlich ein dauerhafter Link zu einem durchsuchbaren Rechnungsarchiv, der auch nach einem eventuellen Vertragsende bei Therapeutly funktioniert.

Behandlungsvertrag

Oben im Tab: Farbe der Dokumente (dieselbe Einstellung wie im Tab DSGVO).

Behandlungsvertrag und Patientenaufklärung: je ein formatierbarer Text (mit denselben Platzhaltern wie unter DSGVO) plus PDF-Vorschau, alternativ ein hochgeladenes PDF als Fallback (auch hier hat der Text immer Vorrang vor dem Upload). Beide Dokumente werden beim Versand aus dem Patientenstammsatz automatisch als PDF mit Datum, Uhrzeit und Praxislogo erzeugt – siehe Patienten → Behandlungsvertrag. Auch hier stehen die Editor-Buttons ”⤓ Seitenumbruch”, ”✒ Unterschriftszeile” / ”🗑 Unterschriftszeile” sowie der Geprüft-Status zur Verfügung (s. DSGVO oben).

E-Mail-Text beim Versand: Betreff und Text der Mail, mit der Behandlungsvertrag und/oder Patientenaufklärung an Patienten gehen – wie unter DSGVO mit eigenem Speichern-Knopf. Platzhalter: {DOKUMENTE} (Aufzählung mit Artikel, z. B. „den Behandlungsvertrag sowie die Patientenaufklärung“), {DOKUMENTTITEL} (ohne Artikel, für den Betreff) und {PRAXISNAME}. Leer gelassen gilt der Standardtext: „anbei erhalten Sie {DOKUMENTE} für Ihre Behandlung in unserer Praxis. Bitte lesen Sie sich die Unterlagen in Ruhe durch. Bringen Sie die unterschriebenen Unterlagen gerne zu Ihrem nächsten Termin mit – so ist Ihre Patientenakte vollständig. Bei Fragen sind wir jederzeit gerne für Sie da.“

Vorlagen

Behandlungsarten

Verwaltbare Liste (Name, inline anlegen/bearbeiten/löschen) – wird bei Leistungen und Behandlungen als Kategorie verwendet und im Kalender platzsparend anstelle einzelner Leistungen angezeigt. Anlegen/Bearbeiten/Löschen ist dem Praxisinhaber vorbehalten.

Therapeuten

Verwaltung aller Therapeuten der Praxis, mit Nutzungsanzeige gegenüber dem gebuchten Plan-Limit (“N / Max genutzt”) – ist das Limit erreicht, führt “Upgrade →” direkt zum Bezahlvorgang. Praxisassistenzen (s. Assistenz weiter unten) zählen dabei nicht mit und erscheinen hier bewusst gar nicht erst in der Liste.

Ein Klick auf einen Therapeuten öffnet dasselbe Profilformular wie unter “Mein Profil” (inkl. persönlicher Rechnungs-, Kalender- und Buchungs-Einstellungen) – der Praxisinhaber kann diese Werte also auch stellvertretend für andere Therapeuten pflegen, u. a. die “Online buchbaren Zeiten”.

Assistenz

(nur sichtbar für Praxisinhaber/Superuser – die Assistenz sieht diesen Tab nie, s. unten)

Eine dritte Rolle zwischen Therapeut und Praxisinhaber: eine Praxisassistenz hat keinen eigenen Kalender und behandelt nicht selbst, kann aber Termine für die Therapeuten der Praxis vereinbaren und in deren Auftrag abrechnen – typisch für Empfangs-/Verwaltungspersonal.

Anlegen: Button ”+ Assistenz hinzufügen” in diesem Tab öffnet ein reduziertes Profilformular (nur Identität + Zugangsdaten) – Abrechnungs-/Bankdaten, Rechnungslayout, Kalenderfarbe und ARNI fehlen bewusst, da eine Assistenz nie unter eigener Identität abrechnet.

Drei zusätzliche Rechte, pro Assistenz einzeln togglebar – jedes schaltet genau die zugehörigen Tabs im Praxiseinstellungen-Menü frei (sonst bleiben sie für diese Assistenz unsichtbar):

Termine und Rechnungen, die eine Assistenz im Auftrag eines Therapeuten anlegt, sind im Kalender bzw. in der Abrechnung an einem kleinen 📋-Symbol mit Tooltip “Erstellt von: …” erkennbar (s. Kalender) – so bleibt nachvollziehbar, wer eine Buchung tatsächlich vorgenommen hat.

Textbausteine

Wiederverwendbare Mail-Textbausteine (Kürzel, Betreff, Mailtext) – stehen beim Mail-Versand zur schnellen Auswahl bereit, z. B. der standardmäßig angelegte Baustein “Handtuch”.

Erinnerung (Praxis-Standard)

Praxisweiter Standard für Terminerinnerungen: aktivieren/deaktivieren, Vorlaufzeit in Stunden (z. B. 24 = Versand 24 Stunden vor dem Termin), Betreff und Text (Platzhalter {DATUM}/ {UHRZEIT}, Anrede kommt automatisch aus dem Patientenstammsatz). Jeder Therapeut kann diese Werte persönlich überschreiben (s. Mein Profil).

2. Erinnerungsstufe: Eine zusätzliche, kurzfristigere Erinnerung – z. B. wenige Stunden vor dem Termin – lässt sich unabhängig von der ersten Erinnerung ein-/ausschalten, mit eigener Vorlaufzeit in Stunden (Standard: 2 Stunden, Schalter standardmäßig aus). Sie nutzt denselben Betreff und Text wie die erste Erinnerung, jedoch ohne Dokumenten-Anhänge. Auch diese Stufe kann jeder Therapeut persönlich überschreiben (s. Mein Profil).

Dokumente bei erster Erinnerung anhängen: Drei Checkboxen (Datenschutzerklärung, Behandlungsvertrag, Patientenaufklärung) – ausgewählte Dokumente werden automatisch der allerersten Terminerinnerung an einen Patienten als PDF beigefügt, mit dem Hinweis in der Mail, sie unterschrieben zum ersten Behandlungstermin mitzubringen. Genutzt werden die Texte/PDFs aus den Tabs DSGVO und Behandlungsvertrag. Jede weitere Erinnerung an denselben Patienten bleibt ohne Anhang. Ein Dokument wird übersprungen, wenn es dem Patienten bereits anderweitig zugestellt wurde (z. B. manueller Versand im Patientenstammsatz).

Hinweis zu den Anhängen: Der Satz, der in der Mail auf die angehängten Dokumente hinweist, ist frei formulierbar. Der Platzhalter {DOKUMENTE} wird durch die Aufzählung ersetzt, z. B. „die Datenschutzerklärung sowie den Behandlungsvertrag“. Leer gelassen erscheint der Standardtext „Damit Sie gut vorbereitet sind, haben wir Ihnen außerdem … beigefügt. Bitte bringen Sie diese Dokumente unterschrieben zu Ihrem ersten Behandlungstermin mit.“ Jeder Therapeut kann den Text unter Mein Profil für sich überschreiben. Der Button ”🧪 Testmail an mich senden” schickt eine Vorschau mit Platzhalter-Termin an die eigene Login-E-Mail, inkl. der aktuell ausgewählten Dokumente — ohne dass dabei ein echter Termin oder Patient berührt wird. Praktisch, um Text/Anhänge zu prüfen, ohne auf den nächsten Cron-Lauf warten zu müssen.

Terminbestätigung: Betreff und Text der Bestätigungsmail, die per Klick in der Behandlung verschickt wird (📧 Patient benachrichtigen → Terminbestätigung senden, s. Behandlungen). Platzhalter {WOCHENTAG}, {DATUM} und {UHRZEIT}; Anrede und Grußformel werden automatisch ergänzt. Leer gelassen gilt der Standardtext „hiermit bestätigen wir Ihren Termin am {WOCHENTAG}, {DATUM} um {UHRZEIT} Uhr. Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, sagen Sie bitte rechtzeitig ab. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.“ Jeder Therapeut kann beides unter Mein Profil für sich überschreiben.

Mahnwesen (Praxis-Standard)

Praxisweiter Standard für Zahlungserinnerung (Betreff + Text, ohne Gebühr) und Mahnung (Betreff + Text mit zusätzlichem Platzhalter {MAHNGEBUEHR} + die Mahngebühr in €) – bei 0 € Mahngebühr entfällt der entsprechende Hinweis im Text automatisch.

Abonnement

Der eigene Therapeutly-Vertrag: Status (aktiv/Testphase/gekündigt/Zahlung überfällig/abgelaufen), Plan und je nach Status das passende nächste Datum (Verlängerung, Ablauf oder Testphasenende).

• “Abo verwalten” bzw. “Abo reaktivieren” öffnet das Stripe-Kundenportal (Zahlungsmethode ändern, Rechnungen einsehen, kündigen).
• “Jetzt abonnieren” führt während der Testphase oder nach Ablauf zur Kasse.
• Abschließen, verwalten und kündigen kann das Abo nur der Praxisinhaber.
• In der Testphase sind Therapeuten und Niederlassungen unbegrenzt. Der gebuchte Plan begrenzt beide gleichermaßen (One 1/1, Two 2/2, Infinite unbegrenzt). Nutzt die Praxis mehr, als der gewählte Plan erlaubt, weist die Kasse darauf hin: Beim Abschluss werden die zuletzt angelegten überzähligen Therapeuten-Zugänge bzw. Niederlassungen deaktiviert. Der Inhaber bleibt aktiv, Praxisassistenzen zählen nicht mit, alle Daten bleiben erhalten.
• Ist die Praxisadresse noch nicht ausgefüllt, weist ein Hinweis darauf hin – sie erscheint auf den eigenen Rechnungen.

Shop

Rechnungsnummern: entweder derselbe Nummernkreis wie Patientenrechnungen, oder ein eigener Nummernkreis mit frei wählbarem Präfix und Startnummer (z. B. “FR-2026-001”) – setzt sich jedes Jahr automatisch zum 1. Januar zurück.

MwSt.-Sätze und Zahlungsbedingungen: je eine verwaltbare Liste – Zahlungsbedingungen bestehen aus Kürzel (erscheint im Auswahl-Dropdown beim Rechnungserstellen), Frist in Tagen und dem auf der Rechnung gedruckten Volltext.

Finanzen

(nicht zu verwechseln mit dem gleichnamigen Kapitel Finanzen – hier geht es nur um Buchungskategorien; das An-/Ausschalten des Moduls selbst ist in den Tab Module gewandert)

Buchungskategorien: verwaltbare Liste (Kürzel + Bezeichnung, z. B. “4900 – Büromaterial, Miete, Telekommunikation …”, sowie optional eine Richtung Einnahme/Ausgabe/Beide) – erscheinen beim Erfassen einer Eingangsrechnung, einer Sonstigen Buchung oder beim Verbuchen aus Kontoauszügen im Feld “Kategorie”. Die Richtung grenzt die Auswahl dort passend ein: Bei einer Ausgabe erscheinen nur Ausgabe- und “Beide”-Kategorien, bei einer Einnahme entsprechend nur Einnahme- und “Beide”-Kategorien.

Die Reihenfolge der Kategorien lässt sich frei festlegen: eine Kategorie am Symbol ⠿ an die gewünschte Stelle ziehen (Maus oder Finger; alternativ ⠿ per Tab anwählen und mit den Pfeiltasten ↑/↓ verschieben). Genau in dieser Reihenfolge erscheinen die Kategorien in den Auswahlfeldern; neue Kategorien kommen ans Ende der Liste.

Eine neu registrierte Praxis startet mit einer Auswahl typischer Kategorien: Praxismiete & Nebenkosten, Büromaterial & Porto, Telefon/Internet/Software, Versicherungen/Beiträge/Gebühren, Fortbildung, Bankgebühren, Steuern & Abgaben, Allgemeine Ausgaben, Sonstige Einnahmen sowie Zahlungsdienstleister-Auszahlung (zählt nicht als Umsatz). Sie lassen sich jederzeit umbenennen, umsortieren, löschen oder ergänzen – zum Beispiel um die Kontonummern Ihres Steuerberaters.

Bankkonten

Der einzige Ort, an dem Bankkonten angelegt werden (Kürzel, Bezeichnung, IBAN) – werden sowohl für den CSV-Import auf der Kontoauszüge-Seite als auch als Zuordnungshilfe bei Eingangsrechnungen verwendet. Optional lässt sich je Konto zusätzlich ein Anfangsbestand samt Datum hinterlegen (“Kontostand war X Euro am Datum Y”) – daraus berechnet sich ein laufender, tatsächlicher Kontostand, ohne dass eine Anbindung an die Bank nötig ist (s. Kontoauszüge → Kontostand).

Kalender (Praxis-Standard)

Legt fest, welcher Stundenbereich im Kalender standardmäßig sichtbar ist (Beginn/Ende in 30-Minuten-Schritten, Standard 07:00–20:00 Uhr) – Termine außerhalb dieses Bereichs bleiben buchbar, sind aber nur nach manuellem Scrollen sichtbar.

Eigene Termine — Kategorien: Die Kategorien für eigene Termine ohne Patient (Pause, Privat, Fortbildung …). Jede Praxis startet mit einer Standardliste, die sich frei anpassen lässt – Änderungen werden sofort gespeichert:

• Farbe (Klick auf das Farbfeld öffnet die Palette), Symbol (Emoji) und Name – ein Emoji fügt man über die Emoji-Auswahl des Betriebssystems ein: Windows Windows-Taste + ., Mac Ctrl + Cmd + Leertaste, Linux (GNOME) Ctrl + ., auf Handy/Tablet die Emoji-Taste der Bildschirmtastatur (Kurzanleitung auch über ”ⓘ Emoji eingeben – so geht’s” über der Liste)
• Belegt die Zeit – Online-Buchung ist dann gesperrt und beim Eintragen einer Behandlung erscheint ein Hinweis; ohne Haken ist der Eintrag nur eine Notiz im Kalender
• Reihenfolge per Ziehen am ⠿ (Maus oder Finger) – so erscheinen die Kacheln im Schnelltermin
• Löschen nur, solange kein Eintrag die Kategorie nutzt; sonst Deaktivieren (bestehende Einträge behalten sie, für neue ist sie nicht mehr wählbar)

Nur der Praxisinhaber kann die Kategorien ändern; eigene Termine anlegen kann jeder in der Praxis.

Online-Buchung (Praxis-Standard)

Praxisweite Konfiguration des öffentlichen Buchungswidgets – die persönliche Verfügbarkeit pro Therapeut wird separat unter Mein Profil → Online-Buchung bzw. stellvertretend im Tab “Therapeuten” (s. oben) gepflegt.

Aktivieren: Beim ersten Einschalten erscheint eine Einwilligungsabfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – sie listet auf, was dadurch öffentlich sichtbar wird (Praxisname, Logo, Buchungsseite, Terminslots). Die Einwilligung lässt sich jederzeit durch erneutes Deaktivieren widerrufen.

Praxis-Kürzel: wird Teil der Buchungs-URL (therapeutly.de/booking/{kürzel}) – ein “Auto”-Button schlägt eines aus dem Praxisnamen vor, die Verfügbarkeit wird live geprüft.

Nach Vergabe des Kürzels erscheinen zusätzlich:

• Ein Kalender-Abo-Link (iCal-Feed) für iPhone/Android/Thunderbird – enthält alle eigenen Termine, ist aber ausschließlich lesend: Verschiebungen im externen Kalender werden nicht nach Therapeutly zurückübertragen.
• Ein fertiger Embed-Code (iframe), um das Buchungswidget auf der eigenen Praxis-Homepage einzubetten.

Vorlage der Buchungsseite: legt fest, wie der eigenständige Link (therapeutly.de/booking/{kürzel}) aussieht – betrifft nur diesen Link, nicht das eingebettete Widget auf der eigenen Homepage.

• Standard: schlichtes Buchungs-Widget, so wie bisher.
• Landingpage-Stil: ergänzt einen Begrüßungs-Header mit kurzem Vorstellungstext in den eigenen Praxisfarben, bevor die eigentliche Buchung beginnt – praktisch, wenn der Link eigenständig geteilt wird, z. B. per QR-Code, Visitenkarte oder Telefonat.

Logo auf der Buchungsseite (sofern im Tab “Rechnung” ein Logo hochgeladen wurde): eigene Logogröße für die Buchungsseite sowie der Schalter “Transparenz zulassen” – bestimmt, ob das Logo in einer weißen Karte (besser lesbar, empfohlen bei transparentem oder farbigem Hintergrund) oder direkt ohne Karte angezeigt wird. Eine Live-Vorschau darunter zeigt die Wirkung sofort. Der eigentliche Logo-Upload bleibt im Tab “Rechnung” (s. oben), da das Logo auch dort auf der Rechnung erscheint.

Warteliste: Ob sich Patienten im Widget selbst auf die Warteliste setzen können, wird im Tab Warteliste eingestellt.

Buchungseinstellungen: maximale Vorausbuchung in Wochen (Standard 6), Mindest-Vorlaufzeit in Stunden (Standard 24), Pufferzeit zwischen Terminen in Minuten (Standard 10), Slot-Intervall (15/30/60 Minuten).

Wann ist wer online buchbar? Das ergibt sich aus den Arbeitszeiten & Niederlassungen jedes Therapeuten (Praxiseinstellungen → Therapeuten bzw. Mein Profil): Online angeboten werden nur die vollfarbigen Zeiten, abzüglich bestehender Termine, eigener Termine (Urlaub, Pause …) und der Pufferzeit. Eine Leistung muss komplett in ein vollfarbiges Zeitfenster passen (eine 60-Minuten-Leistung beginnt vor einer Pause um 12 Uhr also spätestens um 11 Uhr). Tage, an denen wegen der Mindest-Vorlaufzeit nichts mehr buchbar ist, erscheinen im Kalender nicht als verfügbar.

Im Buchungswidget wählen Patienten in nummerierten Schritten (die gerade offene Stufe ist leicht in der Praxisfarbe hinterlegt, erledigte Stufen bekommen ein ✓):

1. Standort – nur bei mehreren Niederlassungen mit online buchbaren Zeiten, als Kachel mit Anschrift. Die Wahl ist Pflicht: Erst danach werden Tage und Uhrzeiten angeboten
2. Therapeut/in – nur bei mehreren, mit Initialen; wer am gewählten Standort nicht online buchbar ist, ist ausgegraut. „Egal – nächster freier Termin“ fasst die freien Zeiten aller zusammen, der Termin geht an den ersten freien Therapeuten (Praxisinhaber zuerst)
3. Leistung, dann Tag und Uhrzeit – Leistungen, die bei der gewählten Niederlassung bzw. Therapeut/in nicht angeboten werden, sind ausgegraut; eine hinterlegte Beschreibung erscheint mit ⓘ unter der Auswahl (s. Leistungen). Bei mehreren Leistungen ist nichts vorausgewählt – Tage und Uhrzeiten erscheinen erst nach der Wahl, da die Dauer der Leistung bestimmt, welche Uhrzeiten passen

Der gebuchte Termin bekommt automatisch die richtige Niederlassung; deren Anschrift steht in der Terminbestätigung, im Kalendereintrag (.ics/Google) und auf dem Terminzettel.

Weitere Bausteine: ein optionaler Begrüßungstext im Widget, die Stornierung durch Patienten (an/aus, mit einstellbarer Frist in Stunden vor dem Termin) sowie Video-Termine (Jitsi) – bei Aktivierung enthält jede Buchungsbestätigung automatisch einen individuellen Video-Call-Link.

Warteliste

Nur sichtbar, wenn das Modul „Warteliste“ eingeschaltet ist (Tab Module). Die Warteliste selbst führen Sie im Kalender unter ⏳. Gespeichert wird mit 💾 Speichern.

Frei gewordene Termine vergeben: was nach einer Absage, einem Ausfall oder einem Vorverlegen passiert:

• Manuell: Der Kalender fragt, ob Sie den Termin anbieten möchten; Sie wählen die Empfänger selbst.
• Automatisch an alle: Alle passenden Wartenden erhalten sofort eine Angebotsmail.
• Automatisch nacheinander: Zuerst nur der Erste auf der Warteliste, mit Antwortfrist (Standard 4 Stunden). Lehnt er ab oder verstreicht die Frist, ist automatisch der Nächste dran. Beginnt der Termin in weniger als der eingestellten Zeit (Standard 24 Stunden), geht das Angebot gleich an alle – sonst reicht die Zeit nicht zum Weiterreichen.

Die Automatik greift bei Absagen und Ausfällen im Kalender, beim Absage-Link der Patienten und bei Zeiten, die durch Vorverlegen frei werden – nicht bei „Zeit bleibt blockiert“. Angeboten wird nur, wer zum Termin passt und eine E-Mail-Adresse hat; wer für diesen Termin schon ein Angebot hatte, kommt nicht erneut dran.

Selbsteintrag über die Online-Buchung (standardmäßig aus): lässt Patienten sich selbst über das Buchungswidget auf die Warteliste setzen – mit „⏳ Kein passender Termin dabei?“ ohne Buchung oder beim Buchen per Häkchen „Lieber früher?“. Einzelheiten unter Kalender → Selbsteintrag über die Online-Buchung.

Mails an Patienten: Betreff und Text der drei Mails an Wartende – Angebot eines frei gewordenen Termins, Bestätigung nach Übernahme und Bestätigung nach Selbsteintrag über die Online-Buchung. Platzhalter (Maus darüber zeigt die Bedeutung): {TERMIN} (Datum, Uhrzeit, Therapeut, Standort), {FRIST} („bis …“ bzw. „zeitnah“), {VORVERLEGT} (Hinweis auf den bisherigen Termin, sonst leer), {BUTTON} (Knopf „Termin ansehen und übernehmen“), {WUNSCH} (Leistung und Wunschzeiten) und {PRAXIS}. Leer gelassen gilt der Standardtext, der grau im Feld steht. Anrede, Signatur und der Link zum Austragen werden automatisch ergänzt. Fehlt im eigenen Angebotstext der Knopf, die Frist oder der Hinweis auf einen vorverlegten Termin, fügt die App ihn selbst ein – so geht nichts Wichtiges verloren.

Öffentliches Profil

Wofür ist das gut?

Mit dem öffentlichen Profil bekommt Ihre Praxis eine eigene, für Google auffindbare Seite auf therapeutly.de – nach demselben Prinzip wie bekannte Arzt- und Therapeuten-Verzeichnisse. Sucht jemand z. B. nach “Physiotherapeut Musterstadt”, kann Ihre Praxis dort erscheinen. Die Profilseite ist gleichzeitig die Buchungsseite: Interessenten können – sofern Sie die Online-Buchung aktiviert haben – direkt einen Termin buchen, ohne vorher Ihre eigene Website besuchen zu müssen.

Wo Sie es einrichten

Menü → Einstellungen → Praxiseinstellungen → Tab “Öffentliches Profil”

Nur der Praxisinhaber kann diese Einstellungen ändern.

Voraussetzungen

Bevor die Profilseite live gehen kann, müssen drei Dinge vorhanden sein:

1. Ein Buchungs-Kürzel (Tab “Online-Buchung”) – dient als eindeutiger Baustein der Profil-URL.
2. Praxisname und Adresse (mindestens die Stadt) müssen ausgefüllt sein.
3. Der Sichtbarkeits-Schalter muss aktiviert werden (siehe unten).

Fehlt eines davon, bleibt die Seite unsichtbar (technisch: ein regulärer 404 – kein Problem für Google, siehe Abschnitt “SEO” unten).

Einstellungsmöglichkeiten im Detail

Direkt im Tab sichtbar: der fertige Link zur eigenen Profilseite sowie zur Stadt-Übersichtsseite (listet alle Praxen derselben Berufsbezeichnung in derselben Stadt) – jeweils mit “URL kopieren”-Button.

Was öffentlich sichtbar wird

• Praxisname, Foto, Kurzprofil, Behandlungsschwerpunkte
• Adresse und Telefonnummer
• Eigene Website (falls hinterlegt), als Link
• Bei aktivierter Online-Buchung: das Buchungswidget direkt eingebettet
• Bei deaktivierter Online-Buchung: ein Hinweis, die Praxis telefonisch zu kontaktieren

Datenschutz & Impressum

Werden automatisch für jede Profilseite aus den bereits hinterlegten Praxisdaten generiert – Sie müssen dafür nichts zusätzlich anlegen. Rechtlich sind Sie als Praxis der inhaltlich Verantwortliche (§ 18 Abs. 2 MStV), Therapeutly tritt nur als technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO) auf.

SEO: Was passiert, wenn ich mein Profil wieder deaktiviere?

Die Seite liefert dann einen regulären 404-Fehler. Das ist unproblematisch: Google entfernt die URL nach dem nächsten Crawl einfach aus dem Suchindex, ohne die restliche Domain zu beeinträchtigen. Die Stadt-Übersicht und die Sitemap aktualisieren sich automatisch – ein deaktiviertes Profil verschwindet dort sofort mit.

Archiv

(nur sichtbar, wenn mindestens ein Therapeut archiviert wurde)

Reine Übersicht aller archivierten Therapeuten (nur lesend) mit einem Button “Reaktivieren” je Eintrag – setzt den Account ohne weitere Rückfrage wieder aktiv.

Wiederherstellen

(nur Praxisinhaber)

Holt endgültig Gelöschtes Ihrer Praxis aus einer Datensicherung zurück – etwa einen einzeln gelöschten Termin oder einen Patienten, der aus dem Papierkorb endgültig gelöscht wurde (samt Terminen, Rezepten und Rechnungen). Ihre Praxisdaten werden jede Nacht gesichert; die Stände der letzten 30 Tage stehen zur Auswahl.

1. Stand der Sicherung wählen – einen Tag vor der versehentlichen Löschung.
2. ”🔍 Vergleichen (ändert nichts)” – zeigt, was damals vorhanden war und heute fehlt, als Tabelle nach Bereichen (Patienten, Termine, Leistungen zu Terminen, Rechnungen …).
3. Gelöschte Patienten erscheinen mit Haken; einen Patienten, der auf eigenen Wunsch gelöscht wurde, nehmen Sie heraus (Haken entfernen → “Vorschau aktualisieren”) – seine Daten dürfen nicht zurückkommen.
4. Anmelde-Passwort (bzw. 2FA-Code) eingeben → “♻️ Jetzt zurückholen”.

• Mitarbeiterkonten werden nicht zurückgeholt. Hängt ein gelöschter Eintrag an einem inzwischen entfernten Mitarbeiter, wird er unter “Nicht zurückholbar” mit Begründung aufgeführt.
• Gelöschte Dokumente (Befunde, DSGVO-Formulare, Verträge, Rezept-Dokumente, Vorlagen …) werden 30 Tage aufbewahrt und in der Vorschau unter “Dateien” angeboten, wenn sie nach dem gewählten Stand gelöscht wurden – sie kommen mit dem Zurückholen an ihren ursprünglichen Platz.
• Ein Eintrag, der am selben Tag angelegt und wieder gelöscht wurde, ist in keiner Nachtsicherung enthalten.

Tools

(nur Praxisinhaber/Superuser)

🔓 Termin entsperren: Hebt die normale Sperre eines abgeschlossenen Termins (Status Erfolgt/ Abgerechnet o. ä.) einmalig auf – die UUID aus der Termin-URL (/dashboard/behandlungen/[uuid]) eingeben und auf den Link klicken. Nach dem nächsten Speichern greift die Sperre automatisch wieder.

⚠ Beleg endgültig löschen: Umgeht bewusst den normalen Storno-Schutz für bereits geprüfte/ freigegebene Belege – gedacht zum Aufräumen von Testdaten, nicht für den produktiven Alltag, und nicht rückgängig machbar. Ein einziges Eingabefeld deckt zwei Belegarten ab, das System erkennt automatisch am Format, welche gemeint ist:

• Eingangsrechnungen: der kurze Beleg-Code (z. B. “3F9A21B0”), zu finden in der aufgeklappten Zeile der jeweiligen Eingangsrechnung.
• Zuzahlungsbelege: die Quittungsnummer (z. B. “ZZ-2026-000001”), sichtbar im Tab ”💶 Zuzahlung” des jeweiligen Rezepts sowie auf der Quittung/dem Mahnschreiben selbst.

Ein aufklappbares, gemeinsames Löschprotokoll zeigt für beide Belegarten, wer wann welchen Beleg endgültig gelöscht hat.