Praxiseinstellungen

App-Pfad: Menü → Einstellungen → Praxiseinstellungen

Alle praxisweiten Grundeinstellungen an einem Ort – nur der Praxisinhaber kann hier Änderungen speichern, alle anderen Therapeuten sehen die Werte nur lesend.

Praxis

Praxisinformationen: Praxisname, Praxistyp und Praxisslogan sowie die USt-IdNr. (nur bei Umsatzsteuerpflicht auszufüllen, Pflichtangabe für E-Rechnungen im B2B-Bereich).

IK-Nummer (Institutionskennzeichen) (nur bei Einzel- oder Gemeinschaftspraxis sichtbar): die 9-stellige Nummer für die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen, hier als gemeinsame Nummer für die ganze Praxis hinterlegt. Gleiche Logik wie beim Rechnungsnummernkreis: Bei Praxisgemeinschaft rechnet jeder Therapeut eigenständig ab, daher trägt dort jeder seine eigene IK-Nummer unter Mein Profil → Profil ein statt hier.

RE-Nummer Startwert (Praxis) (nur bei Einzel- oder Gemeinschaftspraxis sichtbar): ein einmaliger Einstiegswert für die erste Rechnung dieser Praxis in Therapeutly – z. B. wenn vor dem Wechsel bereits Rechnungen in einem anderen Programm geschrieben wurden (etwa „21”, wenn dort bereits 20 Rechnungen ausgestellt wurden). Wirkt nur, solange der Praxis-Zähler noch nie benutzt wurde; danach zählt er automatisch weiter und startet jedes Jahr wieder bei 1.

Adresse: Straße, PLZ, Ort, Land – dient zugleich als Rechnungsadresse auf den eigenen Rechnungen und wird automatisch in die Kontaktverwaltung übernommen.

Sicherheit: Automatischer Logout nach Inaktivität (15/30/60 Minuten, 30 empfohlen) – schützt vor unbeaufsichtigt offenen Sitzungen mit Patientendaten.

Öffentliche Kontaktdaten: Praxis-Telefon und Praxis-E-Mail, wie sie im Impressum, in der Datenschutzerklärung der Buchungsseite und in DSGVO-Formularen erscheinen.

Module

Zentrale Stelle, um vier größere Funktionsbereiche für die ganze Praxis an- oder auszuschalten – jeweils mit kurzer Erläuterung und einem Link zum zugehörigen Detail-Tab. Ist ein Modul ausgeschaltet, verschwindet der zugehörige Menüpunkt (bzw. bei “Kassenrezept abrechnen” die Zuzahlungen im Menü sowie die Option “Kassenrezept” beim Rezepttyp) komplett aus der App, statt nur blockiert zu sein.

Rechnung (Praxis-Standard)

Erscheinungsbild: Logo-Upload (empfohlen: PNG mit transparentem Hintergrund, mindestens 300px breit), primäre und sekundäre Unternehmensfarbe. Für die Positionstabelle auf der Rechnung zusätzlich: Deckkraft von Kopfzeile und Zeilen, Schriftfarbe der Kopfzeile (Weiß/Schwarz) und die Farbe des “Bezahlt”-Badges.

Rechnungsvorlage: Klassisch (Leistungen mit zugehörigen Terminen, ausführlich) oder Kompakt (Terminraster mit Fußnoten, platzsparend – bis zu 12 Termine auf einer Seite).

Zahlungshinweise: Rechnungsmail-Anschreibetext (Platzhalter {RECHNUNGSNUMMER}, {BETRAG}, {FAELLIGKEITSDATUM}), allgemeine Zahlungsbedingungen, HP-Rechnungstext, Zahlungsziel in Tagen (Standard 14).

PDF-Passwortschutz: praxisweiter Standard An (empfohlen) oder Aus – schützt versendete Rechnungs-PDFs mit dem Geburtsdatum des Patienten (Format TTMMJJJJ) als Passwort.

Steuerberater (Praxis-Standard)

Nur der DATEV-Kontenrahmen als Praxis-Default (SKR 03 oder SKR 04) – bestimmt, welche Konten beim DATEV-Export in Auswertungen vorbelegt sind. Jeder Therapeut kann das in seinen persönlichen Einstellungen individuell überschreiben. Der eigentliche Steuerberater-Freigabelink ist rein personenbezogen und wird nur unter Mein Profil → Steuerberater verwaltet.

Fragebogen

E-Mail-Betreff und Anschreibetext für den Versand eines Anamnesebogens an Patienten – die Anrede wird automatisch aus dem Patientenstammsatz ermittelt, {LINK} wird durch den tatsächlichen Fragebogen-Link ersetzt. Die Fragebogen-Vorlagen selbst werden unter Einstellungen → Anamnesebogen erstellt und verwaltet.

DSGVO

Datenschutzerklärung (Patienten) und Datenschutzerklärung (Anamnesebogen): je ein formatierbarer Text (mit Platzhaltern {{Praxisname}}, {{Therapeut}}, {{Datum}}, {{Praxisadresse}}, {{Praxis-E-Mail}}) plus PDF-Vorschau. Alternativ lässt sich statt eines Textes ein fertiges PDF hochladen – das Textfeld hat dabei immer Vorrang vor dem Upload. Der Text wird beim Versand automatisch als PDF mit Datum, Uhrzeit und Praxislogo erzeugt.

Datenexport: Exportiert alle Praxisdaten (Patienten, Ärzte, Leistungen, Rezepte, Termine, Rechnungen) als Excel-Datei mit einem eigenen Tabellenblatt pro Bereich – z. B. für eine eigene Datensicherung. Nach dem Export erscheint zusätzlich ein dauerhafter Link zu einem durchsuchbaren Rechnungsarchiv, der auch nach einem eventuellen Vertragsende bei Therapeutly funktioniert.

Vorlagen

Behandlungsarten

Verwaltbare Liste (Name, inline anlegen/bearbeiten/löschen) – wird bei Leistungen und Behandlungen als Kategorie verwendet und im Kalender platzsparend anstelle einzelner Leistungen angezeigt. Anlegen/Bearbeiten/Löschen ist dem Praxisinhaber vorbehalten.

Therapeuten

Verwaltung aller Therapeuten der Praxis, mit Nutzungsanzeige gegenüber dem gebuchten Plan-Limit (“N / Max genutzt”) – ist das Limit erreicht, führt “Upgrade →” direkt zum Bezahlvorgang.

Ein Klick auf einen Therapeuten öffnet dasselbe Profilformular wie unter “Mein Profil” (inkl. persönlicher Rechnungs-, Kalender- und Buchungs-Einstellungen) – der Praxisinhaber kann diese Werte also auch stellvertretend für andere Therapeuten pflegen, u. a. die “Online buchbaren Zeiten”.

Textbausteine

Wiederverwendbare Mail-Textbausteine (Kürzel, Betreff, Mailtext) – stehen beim Mail-Versand zur schnellen Auswahl bereit, z. B. der standardmäßig angelegte Baustein “Handtuch”.

Erinnerung (Praxis-Standard)

Praxisweiter Standard für Terminerinnerungen: aktivieren/deaktivieren, Vorlaufzeit in Stunden (z. B. 24 = Versand 24 Stunden vor dem Termin), Betreff und Text (Platzhalter {DATUM}/ {UHRZEIT}, Anrede kommt automatisch aus dem Patientenstammsatz). Jeder Therapeut kann diese Werte persönlich überschreiben (s. Mein Profil).

Mahnwesen (Praxis-Standard)

Praxisweiter Standard für Zahlungserinnerung (Betreff + Text, ohne Gebühr) und Mahnung (Betreff + Text mit zusätzlichem Platzhalter {MAHNGEBUEHR} + die Mahngebühr in €) – bei 0 € Mahngebühr entfällt der entsprechende Hinweis im Text automatisch.

Abonnement

Der eigene Therapeutly-Vertrag: Status (aktiv/Testphase/gekündigt/Zahlung überfällig/abgelaufen), Plan und je nach Status das passende nächste Datum (Verlängerung, Ablauf oder Testphasenende).

• “Abo verwalten” bzw. “Abo reaktivieren” öffnet das Stripe-Kundenportal (Zahlungsmethode ändern, Rechnungen einsehen, kündigen).
• “Jetzt abonnieren” führt während der Testphase oder nach Ablauf zur Kasse.
• Ist die Praxisadresse noch nicht ausgefüllt, weist ein Hinweis darauf hin – sie erscheint auf den eigenen Rechnungen.

Shop

Rechnungsnummern: entweder derselbe Nummernkreis wie Patientenrechnungen, oder ein eigener Nummernkreis mit frei wählbarem Präfix und Startnummer (z. B. “FR-2026-001”) – setzt sich jedes Jahr automatisch zum 1. Januar zurück.

MwSt.-Sätze und Zahlungsbedingungen: je eine verwaltbare Liste – Zahlungsbedingungen bestehen aus Kürzel (erscheint im Auswahl-Dropdown beim Rechnungserstellen), Frist in Tagen und dem auf der Rechnung gedruckten Volltext.

Finanzen

(nicht zu verwechseln mit dem gleichnamigen Kapitel Finanzen – hier geht es nur um Buchungskategorien; das An-/Ausschalten des Moduls selbst ist in den Tab Module gewandert)

Buchungskategorien: verwaltbare Liste (Kürzel + Bezeichnung, z. B. “4900 – Büromaterial, Miete, Telekommunikation …”, sowie optional eine Richtung Einnahme/Ausgabe/Beide) – erscheinen beim Erfassen einer Eingangsrechnung, einer Sonstigen Buchung oder beim Verbuchen aus Kontoauszügen im Feld “Kategorie”. Die Richtung grenzt die Auswahl dort passend ein: Bei einer Ausgabe erscheinen nur Ausgabe- und “Beide”-Kategorien, bei einer Einnahme entsprechend nur Einnahme- und “Beide”-Kategorien.

Bankkonten

Der einzige Ort, an dem Bankkonten angelegt werden (Kürzel, Bezeichnung, IBAN) – werden sowohl für den CSV-Import auf der Kontoauszüge-Seite als auch als Zuordnungshilfe bei Eingangsrechnungen verwendet.

Kalender (Praxis-Standard)

Legt fest, welcher Stundenbereich im Kalender standardmäßig sichtbar ist (Beginn/Ende in 30-Minuten-Schritten, Standard 07:00–20:00 Uhr) – Termine außerhalb dieses Bereichs bleiben buchbar, sind aber nur nach manuellem Scrollen sichtbar.

Online-Buchung (Praxis-Standard)

Praxisweite Konfiguration des öffentlichen Buchungswidgets – die persönliche Verfügbarkeit pro Therapeut wird separat unter Mein Profil → Online-Buchung bzw. stellvertretend im Tab “Therapeuten” (s. oben) gepflegt.

Aktivieren: Beim ersten Einschalten erscheint eine Einwilligungsabfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – sie listet auf, was dadurch öffentlich sichtbar wird (Praxisname, Logo, Buchungsseite, Terminslots). Die Einwilligung lässt sich jederzeit durch erneutes Deaktivieren widerrufen.

Praxis-Kürzel: wird Teil der Buchungs-URL (therapeutly.de/booking/{kürzel}) – ein “Auto”-Button schlägt eines aus dem Praxisnamen vor, die Verfügbarkeit wird live geprüft.

Nach Vergabe des Kürzels erscheinen zusätzlich:

• Ein Kalender-Abo-Link (iCal-Feed) für iPhone/Android/Thunderbird – enthält alle eigenen Termine, ist aber ausschließlich lesend: Verschiebungen im externen Kalender werden nicht nach Therapeutly zurückübertragen.
• Ein fertiger Embed-Code (iframe), um das Buchungswidget auf der eigenen Praxis-Homepage einzubetten.

Vorlage der Buchungsseite: legt fest, wie der eigenständige Link (therapeutly.de/booking/{kürzel}) aussieht – betrifft nur diesen Link, nicht das eingebettete Widget auf der eigenen Homepage.

• Standard: schlichtes Buchungs-Widget, so wie bisher.
• Landingpage-Stil: ergänzt einen Begrüßungs-Header mit kurzem Vorstellungstext in den eigenen Praxisfarben, bevor die eigentliche Buchung beginnt – praktisch, wenn der Link eigenständig geteilt wird, z. B. per QR-Code, Visitenkarte oder Telefonat.

Logo auf der Buchungsseite (sofern im Tab “Rechnung” ein Logo hochgeladen wurde): eigene Logogröße für die Buchungsseite sowie der Schalter “Transparenz zulassen” – bestimmt, ob das Logo in einer weißen Karte (besser lesbar, empfohlen bei transparentem oder farbigem Hintergrund) oder direkt ohne Karte angezeigt wird. Eine Live-Vorschau darunter zeigt die Wirkung sofort. Der eigentliche Logo-Upload bleibt im Tab “Rechnung” (s. oben), da das Logo auch dort auf der Rechnung erscheint.

Buchungseinstellungen: maximale Vorausbuchung in Wochen (Standard 6), Mindest-Vorlaufzeit in Stunden (Standard 24), Pufferzeit zwischen Terminen in Minuten (Standard 10), Slot-Intervall (15/30/60 Minuten).

Weitere Bausteine: ein optionaler Begrüßungstext im Widget, die Stornierung durch Patienten (an/aus, mit einstellbarer Frist in Stunden vor dem Termin) sowie Video-Termine (Jitsi) – bei Aktivierung enthält jede Buchungsbestätigung automatisch einen individuellen Video-Call-Link.

Öffentliches Profil

Wofür ist das gut?

Mit dem öffentlichen Profil bekommt Ihre Praxis eine eigene, für Google auffindbare Seite auf therapeutly.de – nach demselben Prinzip wie bekannte Arzt- und Therapeuten-Verzeichnisse. Sucht jemand z. B. nach “Physiotherapeut Musterstadt”, kann Ihre Praxis dort erscheinen. Die Profilseite ist gleichzeitig die Buchungsseite: Interessenten können – sofern Sie die Online-Buchung aktiviert haben – direkt einen Termin buchen, ohne vorher Ihre eigene Website besuchen zu müssen.

Wo Sie es einrichten

Menü → Einstellungen → Praxiseinstellungen → Tab “Öffentliches Profil”

Nur der Praxisinhaber kann diese Einstellungen ändern.

Voraussetzungen

Bevor die Profilseite live gehen kann, müssen drei Dinge vorhanden sein:

1. Ein Buchungs-Kürzel (Tab “Online-Buchung”) – dient als eindeutiger Baustein der Profil-URL.
2. Praxisname und Adresse (mindestens die Stadt) müssen ausgefüllt sein.
3. Der Sichtbarkeits-Schalter muss aktiviert werden (siehe unten).

Fehlt eines davon, bleibt die Seite unsichtbar (technisch: ein regulärer 404 – kein Problem für Google, siehe Abschnitt “SEO” unten).

Einstellungsmöglichkeiten im Detail

Direkt im Tab sichtbar: der fertige Link zur eigenen Profilseite sowie zur Stadt-Übersichtsseite (listet alle Praxen derselben Berufsbezeichnung in derselben Stadt) – jeweils mit “URL kopieren”-Button.

Was öffentlich sichtbar wird

• Praxisname, Foto, Kurzprofil, Behandlungsschwerpunkte
• Adresse und Telefonnummer
• Eigene Website (falls hinterlegt), als Link
• Bei aktivierter Online-Buchung: das Buchungswidget direkt eingebettet
• Bei deaktivierter Online-Buchung: ein Hinweis, die Praxis telefonisch zu kontaktieren

Datenschutz & Impressum

Werden automatisch für jede Profilseite aus den bereits hinterlegten Praxisdaten generiert – Sie müssen dafür nichts zusätzlich anlegen. Rechtlich sind Sie als Praxis der inhaltlich Verantwortliche (§ 18 Abs. 2 MStV), Therapeutly tritt nur als technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO) auf.

SEO: Was passiert, wenn ich mein Profil wieder deaktiviere?

Die Seite liefert dann einen regulären 404-Fehler. Das ist unproblematisch: Google entfernt die URL nach dem nächsten Crawl einfach aus dem Suchindex, ohne die restliche Domain zu beeinträchtigen. Die Stadt-Übersicht und die Sitemap aktualisieren sich automatisch – ein deaktiviertes Profil verschwindet dort sofort mit.

Archiv

(nur sichtbar, wenn mindestens ein Therapeut archiviert wurde)

Reine Übersicht aller archivierten Therapeuten (nur lesend) mit einem Button “Reaktivieren” je Eintrag – setzt den Account ohne weitere Rückfrage wieder aktiv.

Tools

(nur Praxisinhaber/Superuser)

🔓 Termin entsperren: Hebt die normale Sperre eines abgeschlossenen Termins (Status Erfolgt/ Abgerechnet o. ä.) einmalig auf – die UUID aus der Termin-URL (/dashboard/behandlungen/[uuid]) eingeben und auf den Link klicken. Nach dem nächsten Speichern greift die Sperre automatisch wieder.

⚠ Beleg endgültig löschen: Umgeht bewusst den normalen Storno-Schutz für bereits geprüfte/ freigegebene Belege – gedacht zum Aufräumen von Testdaten, nicht für den produktiven Alltag, und nicht rückgängig machbar. Ein einziges Eingabefeld deckt zwei Belegarten ab, das System erkennt automatisch am Format, welche gemeint ist:

• Eingangsrechnungen: der kurze Beleg-Code (z. B. “3F9A21B0”), zu finden in der aufgeklappten Zeile der jeweiligen Eingangsrechnung.
• Zuzahlungsbelege: die Quittungsnummer (z. B. “ZZ-2026-000001”), sichtbar im Tab ”💶 Zuzahlung” des jeweiligen Rezepts sowie auf der Quittung/dem Mahnschreiben selbst.

Ein aufklappbares, gemeinsames Löschprotokoll zeigt für beide Belegarten, wer wann welchen Beleg endgültig gelöscht hat.