Rechnungsdesigner

App-Pfad: Menü → Einstellungen → Praxiseinstellungen → 🎨 Rechnungsdesigner (Praxis-Layouts) bzw. Menü → Einstellungen → Mein Profil → 🎨 Rechnungsdesigner (eigene Layouts)

Im Rechnungsdesigner legen Sie fest, wie Ihre Rechnungen aussehen – mit beliebig vielen Rechnungslayouts, zum Beispiel eines mit dem Praxislogo, eines auf eigenem Briefpapier für einen zweiten Standort und eines mit Überweisungs-QR-Code.

Praxis-Layouts und eigene Layouts

• Praxis-Layouts pflegt die Praxisleitung unter Praxiseinstellungen → Rechnungsdesigner. Das mit ★ markierte Layout ist der Praxis-Standard: Es gilt für alle Therapeuten, die nichts anderes gewählt haben. Neue Therapeuten müssen also nichts einrichten, und in einer Gemeinschaftspraxis sehen alle Rechnungen einheitlich aus. Mit „★ Als Praxis-Standard“ machen Sie ein anderes Praxis-Layout zum Standard.
• Eigene Layouts legt jeder Therapeut unter Mein Profil → Rechnungsdesigner mit „+ Neues eigenes Layout“ an; „📋 Kopieren“ dupliziert ein eigenes Layout als Ausgangspunkt für ein weiteres.

Unter Mein Profil → Rechnungsdesigner sieht jeder Therapeut die Liste „Meine Rechnungslayouts“: den Praxis-Standard, Praxis-Layouts mit zugeordneter Niederlassung und seine eigenen Layouts. Das Abzeichen 📄 Vorlage bzw. 🖼️ Briefpapier zeigt die Grundlage. Der Stern links legt das eigene Standard-Layout fest: ★ = beim Abrechnen vorausgewählt, ☆ anklicken zum Wechseln. Steht der Stern beim Praxis-Standard, gilt automatisch, was die Praxis als Standard festlegt. Layouts mit 📍 Niederlassung können nicht Standard sein – sie werden automatisch für Termine dort gewählt. Die Aktionen (Vorschau und bei eigenen Layouts Bearbeiten, Kopieren, Löschen) stecken im ⋮-Menü der jeweiligen Zeile.

Layout beim Abrechnen wählen

Stehen für einen Therapeuten mehrere Layouts zur Wahl, erscheint unter Abrechnung neben dem Rechnungsdatum das Feld Layout – vorbelegt mit seinem gültigen Layout und für einzelne Rechnungen änderbar. Welche Layouts dort angeboten werden, legt jeder Therapeut in der Layout-Liste mit dem Schalter 🧾 Abrechnung fest; das gültige Layout wird immer angeboten. Hat ein Layout ein Kürzel, erscheint beim Abrechnen das Kürzel statt des Namens. Das gewählte Layout wird an der Rechnung festgehalten: Erneuter Druck, Versand, Zahlungserinnerung und Mahnung verwenden dasselbe Layout, ebenso Stornorechnung und Mahngebühr-Rechnung.

Niederlassung: Im Editor lässt sich einem Layout optional eine Niederlassung zuordnen (je Niederlassung ein Praxis-Layout bzw. ein eigenes Layout). Standard-Layouts sind immer ohne Niederlassung: Ein Niederlassungs-Layout lässt sich nicht als Standard wählen, und der Praxis-Standard lässt sich keiner Niederlassung zuordnen. Erhält das eigene Standard-Layout eine Niederlassung, gilt als Standard wieder der Praxis-Standard. Liegen alle markierten Termine in dieser Niederlassung, wird ihr Layout beim Abrechnen vorausgewählt (Hinweis „📍 Niederlassung“) – auch vor dem eigenen Standard-Layout. Bei Terminen aus mehreren Niederlassungen bleibt das Standard-Layout vorausgewählt (Hinweis „⚠️ mehrere Niederlassungen“). Bei Layouts mit Vorlage erscheinen außerdem Anschrift und – falls gepflegt – Telefon und E-Mail der Niederlassung in Absenderzeile und Fußzeile statt der Praxisanschrift; die Anschrift pflegen Sie unter Stammdaten → Niederlassungen. Die Bankverbindung kommt weiterhin vom Therapeuten.

Bearbeiten Sie ein Layout später, sehen auch die damit erstellten Rechnungen beim nächsten Druck so aus. Ein gelöschtes Layout bleibt für bereits erstellte Rechnungen erhalten; wer es als Standard gewählt hatte, bekommt wieder den Praxis-Standard.

Was ein Layout enthält

Über ⋮ → ✏️ Bearbeiten öffnet sich der Editor, 💾 Layout speichern übernimmt die Änderungen und schließt den Editor. Neben dem Namen lässt sich ein kurzes Kürzel (bis 12 Zeichen) für die Auswahl beim Abrechnen eintragen. 👁 Vorschau zeigt jederzeit – auch ungespeichert – eine Beispielrechnung mit Diagnose, Verordnung, Beispielterminen, „bezahlt“-Hinweis und Zahlungsbedingungen.

• Grundlage: „📄 Vorlage nutzen“ (Rechnungskopf mit Logo und Absender, Fußzeile mit Kontakt und Bankverbindung) oder „🖼️ Eigenes Briefpapier“.
• Darstellung der Behandlungstermine: Klassisch (Leistungen mit zugehörigen Terminen) oder Kompakt (Terminraster mit Fußnoten, platzsparend – bis zu 12 Termine auf einer Seite).
• Schriftart für das ganze Dokument: Helvetica, Times, Courier, Nunito Sans (ähnlich Avenir), Poppins, Lato, Open Sans, Montserrat oder Merriweather. Sie gilt auch für Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu Rechnungen mit diesem Layout.
• Logo (bei „Vorlage nutzen“): Praxislogo, ein anderes Logo nur für dieses Layout (Upload als PNG, JPG oder SVG) oder kein Logo – dann steht der Praxisname als Text im Kopf. Dazu der Regler Logogröße (60–140 %).

Bilder und QR-Codes frei platzieren

Mit + Bild und + QR-Code setzen Sie zusätzliche Grafiken an eine beliebige Stelle der Rechnung – etwa ein zweites Logo, ein Siegel oder ein Zertifikat. Verschieben Sie das Element auf der kleinen A4-Seite mit Maus oder Finger, oder geben Sie die Position millimetergenau ein (Links, Oben, Breite in mm – die Höhe ergibt sich aus dem Seitenverhältnis). Wählen Sie außerdem, ob es nur auf Seite 1 oder auf allen Seiten erscheint. Bilder können PNG, JPG, SVG oder PDF sein (bei PDF zählt die erste Seite).

Zwei Arten von QR-Codes:

• GiroCode: Überweisungs-QR-Code für Banking-Apps mit Kontoinhaber, IBAN, offenem Betrag und dem Verwendungszweck „Rechnung <Nummer>“. Er erscheint nur auf offenen Rechnungen mit hinterlegter IBAN – nicht auf bezahlten Rechnungen und Stornos.
• Eigener Text oder Link: etwa Ihre Website oder eine Bewertungsseite. Die Platzhalter {RECHNUNGSNUMMER} und {BETRAG} werden beim Erstellen ersetzt.

Eigenes Briefpapier

Bei der Grundlage „🖼️ Eigenes Briefpapier“ laden Sie Ihren Kopfbogen als PDF oder Bild hoch. Bei einem PDF wird die erste Seite automatisch in ein Bild umgewandelt. Das Briefpapier füllt die ganze Seite; Absenderzeile, Logo und Fußzeile entfallen dann, weil sie im Briefpapier stehen.

Unter „Seite gestalten“ sehen Sie Ihr Briefpapier als kleine A4-Seite. Darauf ziehen Sie mit Maus oder Finger die Blöcke Empfänger und Rechnungsangaben (Rechnungsnummer, Datum usw.) frei an die passende Stelle – nach oben, unten, links und rechts. Die gestrichelten Linien sind die Randabstände links und rechts sowie der Abstand unten; auch sie lassen sich ziehen. Bilder und QR-Codes liegen auf derselben Seite. Die Felder unter „Feineinstellungen“ zeigen die Werte in Millimetern und erlauben Feintuning; die genaue Lage zeigt 👁 Vorschau.

Unterhalb des Kopfs zeigt eine schraffierte Fläche, wohin der Rechnungstext fließt: Titel „Rechnung“, Diagnose, Verordnung, Leistungstabelle, Behandlungstermine und am Seitenende die Zahlungs- und Verbandshinweise. Diese Teile ordnen sich automatisch untereinander an. Die graue Linie „Rechnungstext“ legt den Abstand zwischen Kopf und Titel fest; ziehen Sie Empfänger oder Rechnungsangaben tiefer, wandert der Rechnungstext mit.

Mehrseitige Rechnungen: Bei vielen Positionen bricht die Rechnung automatisch auf weitere Seiten um. Die Kopfzeile der Leistungstabelle wiederholt sich, der Summenblock bleibt zusammen, und unten steht „Seite 1 von 2“. Damit der Text auf Folgeseiten nicht in Ihren Briefkopf läuft, legt die lila Linie „ab Seite 2“ fest, wo er dort beginnt – „🔍 Aus Briefpapier erkennen“ misst den Briefkopf automatisch.

Dahinter stehen drei unabhängige Stellschrauben:

1. Randabstand links/rechts verschiebt den gesamten Inhalt (Adresse, Tabelle, Summen) nach innen oder außen.
2. Abstand von oben und Block nach rechts verschieben bewegen nur die Angaben oben rechts (Rechnungsnummer, Datum usw.).
3. Adressblock hoch/runter und links/rechts bewegen nur die Empfängeradresse.

Außerdem wählen Sie, welche Angaben oben rechts in welcher Reihenfolge stehen (sortiert per Ziehen am ⠿, mit frei einfügbaren Abständen), die Schriftgröße dieses Blocks, einen optionalen Einleitungstext vor der Leistungstabelle und den Abstand unten. „🔍 Aus Briefpapier erkennen“ misst die Fußzeile Ihres Briefpapiers und setzt diesen Abstand automatisch.

Was nicht zum Layout gehört

Rechnungstexte (Anschreiben, Verbandsmitgliedschaft, HP-Text, Zahlungsbedingungen) stehen unter Mein Profil → Rechnungen bzw. Praxiseinstellungen → Rechnung und gelten für alle Layouts. Die Unternehmensfarben und die Gestaltung der Leistungstabelle legen Sie praxisweit unter Praxiseinstellungen → Rechnung → Erscheinungsbild fest. Bankverbindung und Steuerdaten kommen immer vom jeweiligen Therapeuten.